Vastleggen
Houd je aandacht bij het zorgcontact.
Leg het gesprek vast en spreek je eigen bevindingen en afspraken duidelijk uit.
Hysio Ouderengeneeskunde
Hysio ordent je opname, huisbezoek, visite of gesprek over zorgplanning: bron, functioneren, onderzoek en beleid uit elkaar. De medische beoordeling blijft van jou.
Gestructureerd verslag in jouw vaktaal
Van zorgcontact naar verslag
Hysio zet gesproken informatie om in een verslag. Kies de verslagvorm voor het gesprek dat je vastlegt.
Vastleggen
Leg het gesprek vast en spreek je eigen bevindingen en afspraken duidelijk uit.
AI-assistenten
Jij controleert en bepaalt wat je opslaat.
In je werkdag
Meer aandacht voor het gesprek, minder typewerk erna.
Maak relevante uitspraken, je eigen bevindingen en afspraken hoorbaar. Zo kun je ze terugvinden in je verslag.
De informatie komt onder de koppen van de gekozen verslagvorm, zodat je die per onderdeel kunt nalopen.
Controleer namen, feiten en afspraken. Pas de tekst waar nodig aan voordat je het verslag in je dossier gebruikt.
Zelf ervaren
Probeer Hysio 14 dagen gratis of plan een persoonlijke demo.
Voor je team
Kort antwoord
Beroepseigen structuur voor complexe ouderenzorg: functioneren, kwetsbaarheid en context, met bron, bevindingen, onderzoek en beleid onder eigen koppen.
Lees hoe Hysio aansluit op een opname, een huisbezoek, een visite of een gesprek over proactieve zorgplanning. De antwoorden volgen de catalogus van verslagvormen, de beroepsbronnen voor de ouderengeneeskunde en de grens van brongebonden verslaglegging: vastleggen wat is gezegd, gezien en besloten.
De vorm volgt het contact, niet het onderwerp. Een brede uitvraag bij opname hoort in de Ouderengeneeskundige Opname-intake, waar anamnese en heteroanamnese een eigen kop krijgen naast voorgeschiedenis en functioneren. Doe je dezelfde uitvraag bij iemand thuis, dan past het Huisbezoek; gaat het om een korte ronde op de afdeling, dan de Visite. In alle drie komt de hulpvraag onder reden van komst te staan, met de bron erbij. [2] [3] [4] [5] [6] [1] [12]
Houd ze uit elkaar. De actuele medicatie is een persoonsgebonden gegeven dat bij de patiënt hoort en niet bij dit ene contact. Wat een naaste vertelt over inname, bijwerkingen of de eigen belasting hoort in de anamnese en heteroanamnese, met de relatie erbij. Zet beide onder vaste koppen, zodat een collega later ziet wie wat aanleverde en wanneer. Een wijziging in de medicatie noteer je bij het beleid, want dat is jouw besluit. [2] [1] [11]
Splits waarneming en oordeel. Wat de verzorging rapporteert over onrust of desoriëntatie leg je vast als bronrapportage, jouw eigen observatie staat bij de onderzoeksbevindingen en een uitgesproken conclusie staat apart. Een score neem je letterlijk over met instrument, waarde, datum en afnemer. Kies daarna bewust waar de tekst heen gaat: het behandeldossier draagt de medische lijn, het zorgleefplan de afspraken voor de dagelijkse zorg. [11] [1] [2]
Noteer van een naaste alleen wat voor deze zorg nodig is. Naam en relatie mogen erbij, want zonder bronrol klopt het verslag niet; gegevens over de gezondheid of de situatie van de naaste zelf horen niet in het dossier van de patiënt. Wie aanwezig was, wie vertegenwoordiger is en waarvoor toestemming is gegeven zijn drie losse feiten, en die leg je ook los vast. Bij twijfel volg je de regel van je instelling. [9] [12] [1]
Hysio kost per persoon 20 euro per maand voor Starter, 40 euro voor Pro en 80 euro voor Unlimited, telkens exclusief btw. Bij een jaarabonnement betaal je tien maanden en krijg je er twaalf. Het verschil zit in het aantal sessies per maand, niet in wat een verslagvorm mag vastleggen: de grenzen rond functioneren, onderzoek en beleid zijn in elk abonnement gelijk. De actuele voorwaarden staan op de prijzenpagina. [7] [8]
Een eigen sjabloon in je dossiersysteem werkt prima voor korte, gelijkvormige contacten waarin je toch al typt. Het schiet tekort zodra de bron gesproken is en meerdere mensen door elkaar aan het woord zijn: de patiënt, een dochter, de verzorging. Vergelijk dan op dat ene punt. Kun je in het eindresultaat nog terugzien wie wat zei en wanneer? Blijft dat overeind, dan is je eigen route goed genoeg. [1] [11] [12]
Lees middel, sterkte, dosering en frequentie terug naast de bron waaruit ze komen, en niet naast je geheugen. Een naam die in de tekst compleet oogt maar in het dictaat half werd uitgesproken, hoort onvolledig te blijven staan tot jij hem aanvult. Ontbreekt een dosering, laat dat gat dan zichtbaar. Bij polyfarmacie is een aangevulde lijst gevaarlijker dan een lijst die eerlijk incompleet is. [1] [12] [10]
Voer het gesprek zoals je het altijd voert. Bij iemand met cognitieve klachten helpt het om niet te typen tijdens de uitvraag, maar het contact te laten lopen en pas daarna te dicteren wat je hebt gezien en besproken. Vraag een naaste gericht om aanvulling in plaats van hem het gesprek te laten overnemen. Lees achteraf terug of de tekst nog klinkt zoals het contact werkelijk ging. [1] [2] [11]
Het verschil zit in de attributie. In een vrij dictaat vloeien de woorden van de patiënt, van de dochter en van de verzorgende samen tot één verhaal. De ouderengeneeskundige verslagvormen zetten deelnemers en bronrollen apart en houden de heteroanamnese los van wat de patiënt zelf zegt. Wat de bron niet draagt, blijft leeg in plaats van aannemelijk ingevuld. De weging van die informatie blijft jouw werk. [1] [2] [11]
Begin klein en meetbaar. Neem één contactsoort, bijvoorbeeld de visite op je eigen afdeling, en leg twee weken lang naast elkaar wat je zelf zou hebben opgeschreven over lopen, transfers en valincidenten en wat de geordende tekst ervan maakt. Spreek af wie naleest voordat er iets het dossier in gaat. Werkt het daar, dan breid je uit naar het huisbezoek en de opname. [8] [9] [1]
Voor een brede eerste opname past deze vorm. Ze houdt reden van komst, deelnemers en bronrollen, voorgeschiedenis, anamnese en heteroanamnese, functioneren en context, lichamelijk onderzoek en aanvullend onderzoek uit elkaar, met conclusie en beleid als eigen koppen. Kwetsbaarheid komt daardoor terug als beschrijving van functioneren en niet als losse term. Wat de bron niet noemt, krijgt de vaste regel dat het niet is gedocumenteerd. De conclusie blijft die van jou. [2] [1] [12]
Bij een bezoek thuis wel. Het huisbezoekverslag heeft een eigen kop voor functioneren en wooncontext, waar de trap, de drempels, het beheer van de medicatie en de belasting van de mantelzorger thuishoren. De melding van de patiënt, de heteroanamnese, de rapportage van de thuiszorg en je eigen observaties blijven gescheiden. Er komt geen samenvattend advies bij dat jij niet hebt uitgesproken. Aanleiding, bevinding en het afgesproken vervolg staan elk onder hun eigen kop. [3] [1] [12]
Voor een kort visitecontact op de afdeling past deze vorm het beste. Ze begint bij de actuele situatie en de rapportage die de verzorging aanleverde, gevolgd door je observaties, aanvullend onderzoek, conclusie en beleid. Een vaste landelijke kopstructuur wordt hier niet opgelegd, want de vorm volgt wat je die ronde werkelijk hebt gezien en afgesproken. Urgentie, een nieuwe diagnose of een oordeel over de medicatie voegt Hysio er niet aan toe. [4] [1] [12]
Alleen wanneer het gesprek echt over zorgplanning gaat en de patiënt of een expliciete vertegenwoordiger meedoet. De vorm zet het perspectief van de patiënt, de inbreng van vertegenwoordiger en naasten, waarden, doelen en zorgen, de besproken informatie en vragen, de wensen, voorkeuren en grenzen en de besluitstatus met open punten apart. Wat nog geen besluit is, blijft geen besluit. Over wilsbekwaamheid en vertegenwoordiging beslist Hysio niets. [5] [1] [12]
Daar is deze vorm voor gemaakt: het korte, reguliere vervolgcontact bij een bewoner. Subjectief draagt de melding van de patiënt en de heteroanamnese van de verzorging, Objectief je eigen onderzoek, Evaluatie de werkhypothese die jij hebt uitgesproken en Plan het besproken beleid. SOEP is hier geen geleende huisartsentaal maar een ordening die het vak zelf gebruikt, naast de zes domeinen somatisch, functioneel, maatschappelijk, mobiliteit, psychisch en communicatief. [6] [1] [12]
Kies op het contact, niet op het onderwerp. Mobiliteit kan in elke vorm voorkomen: als functioneren en context bij de opname, als wooncontext bij het huisbezoek, als actuele situatie bij de visite en als objectieve bevinding in het SOEP-verslag. De vraag is dus welk contact je hebt gehad en wie erbij was. Pas daarna bepaalt de inhoud van de bron hoe vol een kop wordt. [1] [2] [12]
Een intake kies je wanneer je het hele beeld opnieuw opbouwt: bij opname, bij overname van de medische regie of bij een grondige herbeoordeling. Voor een vervolgcontact is dat te zwaar. Daar telt wat er is veranderd sinds de vorige keer, en de rest blijft staan waar het al stond. Een geplande evaluatie van het zorgplan is een eigen moment en maakt van een vervolgcontact nog geen nieuwe intake. [1] [2] [12]
Bij een uitslag hoort welk onderzoek het was, wanneer het is gedaan, wie het aanvroeg en wat er letterlijk uit kwam. Leidt dat tot een wijziging in de medicatie, dan noteer je het middel, wat er verandert en dat jij dat hebt besloten, en dat staat bij het beleid. De uitslag zelf blijft bij aanvullend onderzoek. Verrichtingen die bij een ander verslagtype horen, zoals een aparte medicatiebeoordeling, blijven erbuiten. [1] [2] [12]
Wat de ontvanger nodig heeft om vannacht of morgen te kunnen handelen: de actuele situatie, wat er recent veranderde, welke afspraken er liggen over behandeling en beleid, en wie de contactpersoon of vertegenwoordiger is. Een cognitieve diagnose of score neem je over zoals die in het dossier staat, met datum erbij. Een overdracht is een eigen verslagtype; een visite- of intakeverslag maakt daar zelf geen brief van. [1] [2] [12]
Label per regel wie aan het woord was. De patiënt, een naaste, de verzorging, de huisarts en jijzelf zijn vijf verschillende bronnen, en de vorm houdt ze onder deelnemers en bronrollen apart. Een dochter die meekomt is daarmee nog geen vertegenwoordiger; die rol staat er alleen als de bron hem noemt. Aanwezigheid, vertegenwoordiging en toestemming leg je los van elkaar vast, want het zijn drie verschillende feiten. [1] [2] [12]
Geef de heteroanamnese een eigen alinea en zet de relatie erbij: dochter, partner, verzorgende. Wat de patiënt zelf vertelt, blijft in zijn eigen woorden staan. Verschilt het beeld, dan zet je beide lezingen naast elkaar in plaats van er één verhaal van te maken. Neem alleen op wat in dit contact is besproken; wat je van een eerdere keer weet, hoort bij de voorgeschiedenis en niet bij de anamnese van vandaag. [1] [12]
Per uitspraak hoort een herkomst. Loopt de patiënt volgens zijn eigen zeggen nog met een rollator, meldt de verzorging twee valincidenten en zag de fysiotherapeut een moeizame transfer, dan zijn dat drie feiten met drie bronnen en niet één conclusie. Zet je eigen observatie apart van wat je hebt gehoord. Zonder die scheiding kan een collega later niet nagaan waarop het beleid rustte. [1] [12]
Neem een score over zoals hij is aangeleverd: naam van het instrument, waarde, datum en wie hem afnam. Denk aan een Barthel-index, een Katz-schaal of een observatieschaal voor delier. Reken niets uit, rond niets af en toets een waarde niet aan een afkapwaarde; die duiding is jouw werk en die schrijf je in eigen woorden op. Ontbreekt de datum, dan blijft de score onvolledig staan tot je hem aanvult. [1] [12]
Zet de uitslag bij aanvullend onderzoek, met onderzoek, datum en aanvrager, en zet wat je ermee doet bij het beleid. Een nierfunctie die om een aanpassing van de dosering vraagt, wordt pas een aanpassing als jij dat uitspreekt; tot dat moment is het een uitslag. Zo blijft zichtbaar welk deel meting is en welk deel afweging, ook wanneer een collega het dossier maanden later leest. [1] [12]
Nee. Beelden worden niet gelezen en een verslag wordt niet opnieuw uitgelegd. Een radiologieverslag komt over zoals het is aangeleverd, met datum en herkomst, en blijft bij aanvullend onderzoek staan. Wat die bevinding betekent voor het cognitieve beeld van deze patiënt, spreek jij uit; alleen dan komt het in de conclusie. Blijft de uitslag uit, dan staat er dat er geen aanvullend onderzoek is gedocumenteerd. [11] [10] [12]
Gebruik de termen van je eigen vak. Heteroanamnese, mantelzorger, contactpersoon, wettelijk vertegenwoordiger en mentor betekenen alle iets anders en zijn geen synoniemen. Vermijd taal die bij een ander beroep hoort, zoals regiebehandelaar of ondersteuningsplan; hier gelden hoofdbehandelaar, medebehandelaar en consulent. Spreek in je vakgroep af welke afkortingen je gebruikt en schrijf ze de eerste keer voluit, zodat ook de verzorging het verslag leest zoals jij het bedoelde. [1] [12]
Schrijf op wie het zei, wat hij zag en wanneer: de zoon meldt dat zijn moeder sinds vorige week de trap niet meer op komt. Dat is een waarneming van een naaste en geen bevinding van jou, en die twee blijven uit elkaar. Wil de naaste of een verwijzer daarna informatie ontvangen, dan controleer je eerst doel, rol en toestemming. Wat je deelt, leg je vast. [1] [12]
Voor een overleg telt vooral wie welk domein inbrengt. De verzorging beschrijft het dagelijks functioneren, de fysiotherapeut de mobiliteit, de psycholoog het gedrag en jij de medische lijn. Schrijf functioneren in woorden die aan tafel bruikbaar zijn en houd behandelplan, zorgplan en zorgleefplan uit elkaar, want dat zijn drie documenten met drie eigenaren. Leg tot slot vast wie welk punt oppakt en wanneer het terugkomt. [1] [2] [12]
Neem een bewoner die na een val wordt nagekeken. In het verslag staat wat de verzorging zag, wat jij bij onderzoek vond, welke middelen op de lijst staan en dat je met de apotheker naar de slaapmedicatie kijkt. Wat nog geen besluit is, blijft een voornemen. Verzin er geen diagnose, geen oorzaak en geen uitkomst bij, want een casus is alleen leerzaam wanneer hij klopt. [1] [12] [2]
Bepaal eerst het doel en de ontvanger, want dat bepaalt wat er in mag. Een waarnemend arts in het weekend heeft andere informatie nodig dan de ziekenhuisafdeling die opneemt. Neem over wat vastligt, met bron en datum, en laat de rest weg. Een lezer moet elk gegeven kunnen terugvinden in het dossier; wat alleen in jouw hoofd zit, hoort niet in een overdracht. [11] [9] [12]
Nee. Een delier, een cognitieve stoornis of een vermoeden daarvan verschijnt alleen in de tekst wanneer jij het hebt uitgesproken of wanneer het aantoonbaar in de aangeleverde bron staat. Hysio ordent wat is gezegd en gezien; de duiding blijft van de specialist ouderengeneeskunde. Ook een werkhypothese of differentiaaldiagnose wordt niet toegevoegd. Staat er geen conclusie in de bron, dan staat er dat er geen conclusie is uitgesproken. [10] [1] [12]
Jij. Als behandelend specialist ouderengeneeskunde bepaal je wat het dossier in gaat en in welke vorm. Lees vóór opslag terug of de rol van de naaste klopt, of het citaat is zoals het bedoeld was en of er niets is samengevoegd dat gescheiden hoorde te blijven. Hysio neemt die beoordeling niet over en levert geen tekst die zichzelf accordeert. De ondertekening en de verantwoordelijkheid voor het dossier blijven bij jou. [1] [10] [12]
Laat het gat staan. Is er niets besproken over lopen, transfers of valrisico, dan komt daar de vaste regel te staan dat het niet in de aangeleverde bron is gedocumenteerd. Een waarde uit een vorig contact overnemen lijkt behulpzaam, maar maakt het verslag onjuist omdat de datum dan niet meer klopt. Wil je het alsnog weten, vraag het na en voeg het toe met het nieuwe moment erbij. [1] [10] [12]
Bij een acute situatie handel je eerst. Hysio weegt geen urgentie, stelt geen prioriteit en beoordeelt niet of iemand met spoed gezien moet worden; die afweging is medisch en blijft bij jou. Achteraf helpt de ordening wel: wat je aantrof, wat je deed en wat je afsprak, met tijdstip en bron erbij. Zo blijft ook onder tijdsdruk terug te lezen waarop je besluit rustte. [10] [9] [12]
Alleen wie een rol heeft in de behandeling of daarvoor toestemming heeft. De apotheker en de huisarts vallen doorgaans binnen de behandelrelatie; een familielid niet automatisch, ook niet wanneer het de contactpersoon is. Een wettelijk vertegenwoordiger heeft een eigen positie, en die moet uit de bron blijken en niet uit aanwezigheid. Leg vast wie wat mag ontvangen en waarvoor, en deel daarna niet meer dan dat. [9] [12] [1]
Nee. Het behandelplan is jouw werk: de hoofddoelstelling, de probleemanalyse, de deeldoelen en de prioritering formuleer jij, samen met de patiënt en het team. Hysio zet het beleid dat je hebt uitgesproken onder de juiste kop en laat de rest leeg. Ook een voorstel voor medicatie, dagbesteding of onderzoek komt er niet bij. Behandelplan, zorgplan en zorgleefplan blijven bovendien drie verschillende documenten. [10] [11] [12]
Houd de twijfel in de tekst. Zegt de dochter dat haar vader waarschijnlijk zijn tabletten overslaat, dan blijft dat woord waarschijnlijk staan, want een verslag mag nooit stelliger klinken dan zijn bron. Noteer wat je nog niet weet als open punt, met wie je het gaat navragen en wanneer. Een eerlijk verslag met een open vraag is bruikbaarder dan een glad verslag dat zekerheid suggereert. [1] [12] [10]
Bewaar beide lezingen. Meldt de patiënt dat het lopen goed gaat terwijl de nachtdienst twee valpartijen rapporteert, dan is dat geen fout in de tekst maar een verschil dat je wilt zien. Zet ze naast elkaar met hun herkomst en datum, en schrijf pas daarna je eigen weging op. Een middenweg kiezen of het verschil wegpoetsen kost je later precies de informatie waarop je beleid rustte. [1] [12]
Letterlijk. Middelnamen, sterktes, doseringen, eenheden en meetwaarden neem je over zoals ze zijn aangeleverd, zonder omrekenen, afronden of aanvullen. Bij polyfarmacie is een ogenschijnlijk kleine correctie een reëel risico. Klopt iets niet of ontbreekt er een eenheid, dan blijft dat als onvolledig staan in plaats van dat het zelf wordt opgelost. Jij beoordeelt vervolgens wat de waarde betekent voor deze patiënt. [1] [12] [10]
Lees het terug naast de bron en niet naast je herinnering aan het gesprek. Loop de medicatieregels na op middel, dosering en datum, kijk of de bronrollen kloppen en of de conclusie werkelijk van jou is. Corrigeer wat afwijkt voordat je opslaat, want daarna is de tekst dossier. Ga je akkoord, dan draag je ook wat er staat, inclusief de regels die je hebt overgeslagen. [1] [9] [10] [12]
Spreek met je vakgroep af wat een waarnemer minimaal nodig heeft: de actuele medicatie, de wijzigingen van de afgelopen dagen, de afspraken over behandeling en beleid, en wie de contactpersoon is. Zet dat in een vaste volgorde, zodat niemand hoeft te zoeken. Bepaal ook wie de tekst naleest voordat de dienst overgaat. Een overdracht blijft een eigen verslagtype en is geen kopie van het visiteverslag. [11] [9] [12] [2]
Drie afspraken volstaan meestal. Welke koppen je gebruikt, welke termen en afkortingen je deelt, en wie een verslag accordeert voordat het naar het dossier gaat. Spreek daarnaast af waar de tekst landt: de medische lijn in het behandeldossier, de afspraken voor de dagelijkse zorg in het zorgleefplan. Zonder die keuze komt dezelfde observatie twee keer in het dossier, en op twee plekken net iets anders. [1] [2] [11]
Neem één afdeling en één contactsoort, bijvoorbeeld het gesprek met de familie na opname. Draai het veertien dagen mee, verzamel de correcties die je aanbrengt en kijk waar ze vandaan komen: de bron, de ordening of je eigen manier van dicteren. Bespreek dat met twee collega's. Pas als de heteroanamnese herkenbaar en juist terugkomt, breid je uit naar andere contacten. [8] [9] [1]
Leg de vorm naast de koppen die jouw instelling voert en kijk waar ze verschillen. Meestal is dat een kwestie van volgorde en van benaming, niet van inhoud. Houd de scheiding tussen bron, bevinding en beleid intact, want die maakt het verslag herleidbaar. Kijk daarnaast wie welke autorisatie heeft, want een tekst die niemand mag opslaan is geen verslag. Leg de gemaakte keuze schriftelijk vast. [11] [1] [12]
Gebruik de woorden die je zelf zou intypen. Heteroanamnese bij dementie, verslag familiegesprek verpleeghuis, visitejournaal ouderengeneeskunde en dossiervoering specialist ouderengeneeskunde leveren gerichter resultaat dan een brede vraag over zorg en AI. Zet er het contact bij dat je zoekt, want een intake vraagt iets anders dan een visite. Vind je alleen algemene teksten, dan is je zoekvraag nog te breed. [1] [12] [2]
Meet je eigen praktijk in plaats van een belofte over te nemen. Klok een week lang per contactsoort hoelang je van gesprek tot opgeslagen verslag bezig bent, inclusief nalezen en corrigeren. Vergelijk dat met een vergelijkbare week ervoor. Tel de correcties mee, want een tekst die je drie keer moet bijstellen levert niets op. Een winst die je niet zelf hebt gemeten, is geen winst. [1] [11] [8]
De proefperiode duurt veertien dagen, je hebt er geen creditcard voor nodig en je kunt maandelijks opzeggen; de actuele voorwaarden staan op de prijzenpagina. Gebruik die twee weken op echte contacten en niet op een bedachte casus, want alleen dan zie je of de heteroanamnese en de observaties over het functioneren kloppen. Werk wel binnen de afspraken van je instelling over de verwerking van patiëntgegevens. [8] [7] [9]
Verdeel je vragen over vier plekken. De prijzenpagina geeft de tarieven en de proefperiode, de privacyverklaring beschrijft de verwerking van gegevens, de juridische informatie draagt de voorwaarden en de disclaimer benoemt wat Hysio niet doet. Wat een naaste mag horen en wat je in het dossier vastlegt, volgt daarnaast uit je beroepsnormen en het beleid van je instelling. Die twee lijnen vervangen elkaar niet. [7] [9] [10]
Maak één lijst per vakgroep en houd die kort. Zet erin welke afkortingen je gebruikt voor transfers, loophulpmiddelen en valrisico, en schrijf ze bij het eerste gebruik voluit. Neem ook op welke woorden je bewust niet gebruikt omdat ze bij een ander beroep horen. Deel de lijst met de verzorging, want zij lezen mee. Wijzigt er iets, pas dan de lijst aan voordat de verslagen uiteenlopen. [1] [11] [12]
Knip de casus eerst in contacten en bronnen: wie sprak wanneer, en wat is aangeleverd? Loop daarna de domeinen langs, van somatisch en functioneel tot maatschappelijk, mobiliteit, psychisch en communicatief. Zo blijft ook bij multimorbiditeit zichtbaar welk probleem waar thuishoort. Zet conclusie en beleid als laatste neer, in één keer, en laat de tekst geen verbanden leggen die jij niet hebt uitgesproken. [1] [12] [2] [10]
Het geldende beroepskader bepaalt welke informatie zorgvuldig en herleidbaar wordt vastgelegd.