Je data blijft bereikbaar.
Ook als je overstapt.

2.1 Wie kan een aanvraag indienen?

• de actieve accounthouder van het Hysio-abonnement;
• bij een eenmanszaak: de natuurlijke persoon die de onderneming drijft of een schriftelijk gemachtigde;
• bij een BV, vennootschap onder firma of andere organisatie: een aantoonbaar tekenbevoegde vertegenwoordiger of een schriftelijk gemachtigde medewerker;
• in de bijzondere situaties van §4.2: een daar bedoelde opvolgend bevoegde partij.

Bij een bestuurswisseling, praktijkoverdracht, overlijden of staking van een eenmanszaak, of vertrek van een accountbeheerder geldt de bevoegdheidsprocedure van §4.2.

2.2 Voor wiens data?

Deze regeling betreft de beschikbare Klantdata die jij als Klant in het platform hebt ingevoerd, geüpload of laten genereren. Daaronder vallen, voor zover op het moment van de export nog beschikbaar: Sessie-invoer, transcriptteksten, effectieve Output zoals SOEP-rapporten, verwijsbrieven en oefenprogramma's, DiagnoseCode-output met DCSPH-codes, geüploade bestanden, accountinstellingen, abonnementshistorie, factuurgegevens en voor overdracht noodzakelijke metadata. §5 bepaalt de precieze exportomvang en de beschikbare formaten.

Rechten van je cliënten met betrekking tot hun patiëntdossier worden uitgeoefend via jou als hulpverlener en verwerkingsverantwoordelijke. Daaronder vallen inzage en afschrift op grond van BW art. 7:456 en Wabvpz art. 15d, vernietiging op grond van BW art. 7:455, rectificatie op grond van AVG art. 16 en aanvulling met een eigen verklaring op grond van BW art. 7:454 lid 2. Hysio behandelt zulke verzoeken niet zelfstandig, maar verleent jou als verwerker de noodzakelijke operationele bijstand op grond van AVG art. 28 lid 3 sub e en de Verwerkersovereenkomst v3.7.

Voor een individueel verzoek gebruik je waar mogelijk de reguliere per-Sessie-export van de effectieve Output. Voor persoonsgegevens die daarin niet zijn opgenomen, zoals nog beschikbare Sessie-invoer of transcripttekst, kun je Hysio om bijstand verzoeken conform §18 van de Verwerkersovereenkomst v3.7. De drempels en kosten voor de contractuele bulk-exportroute zijn niet van toepassing op die wettelijke bijstand. Elektronische inzage en elektronische afschriften als bedoeld in Wabvpz art. 15d lid 1 worden voor de cliënt kosteloos verschaft op grond van lid 3.

Na beëindiging blijft de reguliere per-Sessie-export gedurende de volledige bewaartermijn van drie maanden beschikbaar, voor zover de Klant binnen die termijn toegang tot het account heeft. Binnen dezelfde termijn staat de eenmalige integrale export van §3.1 open. Na afloop van de bewaartermijn verlopen individuele cliëntverzoeken via het eigen EPD of patiëntdossier waarin je de relevante gegevens tijdig hebt opgenomen.

Ontvangt Hysio rechtstreeks een verzoek van een cliënt, dan stuurt Hysio dit zonder onnodige vertraging aan jou door en informeert Hysio de cliënt dat het verzoek via de zorgverlener loopt, conform de Verwerkersovereenkomst v3.7 en de Privacyverklaring v3.7 §11.

2.3 Onderscheid van andere processen

• Overstappen onder de Data Act. De route van artikel 22 van de Algemene Voorwaarden v3.7 geldt wanneer je overstapt naar een andere dataverwerkingsdienst of naar eigen ICT-infrastructuur ter plaatse. Die route omvat onder meer een maximale opzegtermijn van twee maanden, een overgangsperiode van in beginsel maximaal dertig kalenderdagen, een ophaaltermijn van ten minste dertig kalenderdagen, een procedure bij technische onhaalbaarheid en het kostenregime van Data Act art. 29. Bij samenloop prevaleert de overstaproute. De drempels en kosten van §6 zijn daarop niet van toepassing, behalve voor zover artikel 22 en dwingend recht dat uitdrukkelijk toestaan.
• Teruggave of vernietiging onder de Verwerkersovereenkomst. §19.2 tot en met §19.4 van de Verwerkersovereenkomst v3.7 geeft de Verantwoordelijke na beëindiging de keuze tussen teruggave en vernietiging. Bij een uitdrukkelijke keuze voor onmiddellijke vernietiging vervalt de resterende beschikbaarheid voor export zodra Hysio die keuze uitvoert. Blijft een tijdige keuze uit, dan blijft de eenmalige integrale download gedurende drie maanden beschikbaar.
• Hard-delete. De definitieve verwijdering na afloop van de bewaartermijn verloopt conform §19.4 van de Verwerkersovereenkomst v3.7 en §3.3 van deze Regeling.
• Back-ups. Operationele back-ups zijn een afzonderlijke continuïteits- en herstelvoorziening en geen klantgerichte exportroute. Zij geven geen zelfstandig recht op export of herstel.

4.1 Indienen van het verzoek

Een verzoek voor de contractuele integrale export stuur je naar privacy@hysio.nl, met support@hysio.nl als alternatief bij uitval. Een verzoek dat een overstap onder de Data Act dient, stuur je bij voorkeur naar legal@hysio.nl met als onderwerp "Data Act-overstapverzoek". Ontvangt Hysio een overstapverzoek via een ander genoemd adres, dan routeert Hysio het intern zonder dat dit je rechten of termijnen beperkt.

Vermeld in het verzoek:

• het account-ID, of de bij Hysio geregistreerde organisatienaam en het KvK-nummer;
• de naam en functie van de aanvrager;
• bij een beëindigd Abonnement: de beëindigingsdatum;
• het doel van de export, met name of het gaat om archief, dossieroverdracht, wettelijke bijstand of een overstap naar een andere dataverwerkingsdienst of naar eigen ICT-infrastructuur of EPD;
• eventuele formaatvoorkeuren binnen de in §5 beschreven beschikbare formaten.

Hysio gebruikt het opgegeven doel uitsluitend om de juiste juridische en operationele route toe te passen. Een onvolledige omschrijving beperkt geen dwingend wettelijk recht; Hysio vraagt zo nodig om verduidelijking.

4.2 Identiteits- en bevoegdheidsverificatie

Hysio controleert eerst of het verzendende e-mailadres overeenkomt met het bekende adres van de accounthouder of een vooraf geregistreerde contactpersoon. Hysio gebruikt daarnaast een passende aanvullende verificatiemethode, bijvoorbeeld bevestiging via het bestaande account, tweefactorauthenticatie voor zover beschikbaar, een tweede bekend communicatiekanaal of een andere proportionele methode. Bij gerede twijfel mag Hysio aanvullend bewijs verlangen. Hysio levert medisch-vertrouwelijk materiaal pas uit nadat de identiteit en bevoegdheid voldoende zijn vastgesteld.

Bij een wijziging in de bevoegde personen geldt het volgende:

• Bestuurs- of vertegenwoordigingswisseling. Een nieuwe bestuurder of tekenbevoegde toont zijn bevoegdheid aan met een actueel KvK-uittreksel of een gelijkwaardig bewijs. Wie niet zelfstandig bevoegd is, verstrekt een schriftelijke machtiging van een wel bevoegde vertegenwoordiger.
• Praktijkoverdracht. Een opvolgend zorgverlener toont met een machtiging, overdrachtsverklaring of ander passend document aan dat hij een wettelijke of contractuele bevoegdheid heeft om de betrokken praktijkdata en dossiervoering over te nemen en aan een passende geheimhoudingsplicht is gebonden. Hysio vraagt niet meer informatie dan redelijkerwijs nodig en mag irrelevante delen laten afschermen.
• Overlijden of staking bij een eenmanszaak. Hysio levert medische of patiëntgerelateerde data uitsluitend uit aan een aantoonbaar bevoegde opvolgend zorgverlener of waarnemer, of aan een partij die door de bevoegde rechtsopvolgers is aangewezen, een wettelijke of contractuele bevoegdheid tot ontvangst heeft en aan een passende geheimhoudingsplicht is gebonden. Individueel erfgenaamschap is op zichzelf niet voldoende voor uitlevering van het volledige medisch-vertrouwelijke archief.
• Vertrek van de accountbeheerder. Een tekenbevoegde vertegenwoordiger wijst schriftelijk een nieuwe gemachtigde aan. Hysio registreert die persoon na controle van de bevoegdheid van degene die de aanwijzing doet.

Hysio verwijdert de betrokken Klantdata niet zolang een tijdig ingediend verzoek uitsluitend nog wacht op een redelijke bevoegdheidsverificatie en de aanvrager voortvarend meewerkt. De bewaartermijn wordt dan voor dit verzoek verlengd met de tijd die redelijkerwijs nodig is om de bevoegdheid vast te stellen.

4.3 Bevestiging, planning en levering

Hysio bevestigt een volledig en geverifieerd verzoek binnen vijf Werkdagen. De bevestiging vermeldt de reikwijdte van de export, de beveiligde overdrachtsmethode en een concrete planning. Voor de aanvullende contractuele exportroute levert Hysio de begeleide integrale export zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen na volledige verificatie. Deze contractuele leveringsbelofte herdefinieert de wettelijke overstaptijdlijn van Data Act art. 25 niet. Bij een Data Act-overstap gelden onder meer de maximale opzegtermijn, overgangsperiode, ophaaltermijn en procedure bij technische onhaalbaarheid uit artikel 22.3 van de Algemene Voorwaarden v3.7 en Data Act art. 25.

De concrete toegangsduur en verificatiemethode hangen af van de gekozen beveiligde overdrachtsroute en worden vooraf meegedeeld. Verloopt de toegang zonder geslaagde volledige levering, of blijkt de export onvolledig of technisch beschadigd, dan verstrekt Hysio binnen de toepasselijke bewaartermijn kosteloos vervangende toegang tot dezelfde export. Dit geldt niet als een tweede integrale export in de zin van §6.2.

Op de publicatiedatum bestaat geen zelfstandige accountbrede exportfunctie. De integrale export wordt door Hysio begeleid. §8 beschrijft de roadmap.

4.4 Beveiliging van het exportarchief

Een integrale export kan gezondheidsgegevens en ander medisch-vertrouwelijk materiaal bevatten. Hysio past daarom passende technische en organisatorische maatregelen toe in de zin van AVG art. 32 en, als verwerker, AVG art. 28 lid 3 sub c. Voor patiëntdata ondersteunt Hysio de Verantwoordelijke bij gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen. Voor verwerkingen waarvoor Hysio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, past Hysio AVG art. 25 rechtstreeks toe.

Hysio verzendt het exportarchief niet als gewone e-mailbijlage en niet via een onbeveiligd kanaal. De levering vindt plaats via een versleutelde overdrachtsmethode met proportionele authenticatie. Bij verhoogd risico kan Hysio een aanvullende factor via een afzonderlijk kanaal verlangen, mits dit de effectieve uitoefening van het exportrecht niet onnodig belemmert.

Alleen medewerkers die de aanvraag moeten verifiëren, de export moeten samenstellen of de levering moeten beveiligen, krijgen toegang. Zij zijn aan geheimhouding gebonden. Tijdelijke exportbestanden worden niet langer bewaard dan nodig voor de beveiligde levering en worden daarna zonder onnodige vertraging verwijderd. Dit staat los van de bewaartermijn van de onderliggende Klantdata in §3.

6.1 Actieve abonnementen

Tijdens een actief Abonnement kan een Klant maximaal één contractuele integrale archiefexport per kalendermaand aanvragen. Deze limiet geldt niet voor:

• wettelijke verzoeken van betrokkenen onder de AVG;
• operationele bijstand aan jou als Verantwoordelijke op grond van AVG art. 28 lid 3 sub e;
• individuele patiëntrechten die via jou worden uitgeoefend;
• een overstap onder artikel 22 van de Algemene Voorwaarden v3.7 en Data Act art. 23 tot en met 31;
• reguliere per-Sessie-export van de effectieve Output.

6.2 Na beëindiging

Na beëindiging heb je binnen de bewaartermijn van drie maanden recht op één kosteloze integrale export. Kosteloze vervangende toegang wegens een verlopen overdrachtsmogelijkheid, een technische mislukking of een onvolledige of beschadigde levering geldt niet als tweede export.

Vraag je na een aantoonbaar volledig en succesvol geleverde export om een nieuwe integrale samenstelling voor uitsluitend archief- of gemaksdoeleinden, dan kan Hysio daarvoor na voorafgaande bevestiging een redelijke administratievergoeding rekenen van maximaal EUR 50 exclusief btw. De vergoeding is gebaseerd op de daadwerkelijk noodzakelijke administratieve afhandeling en geldt niet voor teruggave onder de Verwerkersovereenkomst, wettelijke bijstand, een AVG-verzoek of een Data Act-overstap.

Bij een overstap geldt uitsluitend artikel 22 van de Algemene Voorwaarden v3.7 en Data Act art. 29. Tot en met 11 januari 2027 kan Hysio uitsluitend werkelijk gemaakte kosten rekenen die rechtstreeks aan de overstap zijn verbonden en binnen de grenzen van artikel 22 blijven. Vanaf 12 januari 2027 brengt Hysio geen overstapkosten in rekening. Het werkelijke doel en de omstandigheden van het verzoek zijn bepalend, niet het gekozen e-mailadres of de naam van de vergoeding. Bij blijvende redelijke twijfel past Hysio het voor jou gunstigere overstapregime toe.

Deze kostenregeling raakt nooit de rechten van natuurlijke personen onder de AVG of de rechten van cliënten op kosteloze elektronische inzage en elektronische afschriften op grond van Wabvpz art. 15d lid 3.

6.3 Registratie en auditlogging

Zolang de integrale export via de begeleide route verloopt, verwerkt Hysio de aanvraagcorrespondentie, verificatiegegevens en leveringsbevestiging als support- en juridische correspondentie conform de Privacyverklaring v3.7. Hysio neemt geen patiëntcontent op in een afzonderlijk bewijsrecord wanneer dat voor verificatie en bewijs niet noodzakelijk is.

Vanaf de eerste operationele accountbrede exportfunctie registreert Hysio in een gestructureerde auditlog ten minste datum en tijd, aanvrager, verificatie-uitkomst, exportomvang en downloadstatus. De auditregel bevat geen geëxporteerde patiëntcontent. Hysio treedt voor deze auditmetadata op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en baseert de verwerking op zijn gerechtvaardigde belang, AVG art. 6 lid 1 sub f, voor bewijspositie, incidentrespons en misbruikpreventie.

Iedere auditregel wordt zes jaar vanaf de datum van de betrokken export bewaard. Hysio beoordeelt deze termijn jaarlijks op noodzakelijkheid en proportionaliteit conform AVG art. 5 lid 1 sub c en sub e. De Privacyverklaring v3.7 §6 beschrijft de actuele status en bewaartermijnen.

6.4 Karakter van de drempels

De drempels van §6.1 en §6.2 gelden uitsluitend voor de aanvullende contractuele integrale archiefexport. Zij gelden nooit voor dwingende wettelijke rechten, de verwerkersbijstand van Hysio, de kosteloze eerste integrale export na beëindiging, vervangende toegang tot dezelfde export of de Data Act-overstaproute.

8.1 Accountbrede exportfunctie

Op de publicatiedatum bestaat geen zelfstandige accountbrede exportfunctie. Hysio stelt de integrale export daarom op verzoek samen via de begeleide route van §4. De bestaande programmatische interface omvat niet alle reguliere Sessies en voldoet daardoor nog niet volledig aan de accountbrede open-interfaceverplichting van Data Act art. 30 lid 2. Hysio breidt die interface met prioriteit uit. De begeleide route blijft in de tussentijd beschikbaar, maar vervangt de zelfstandige verplichting van art. 30 lid 2 niet. Een zelfstandige functie voor volledige account- en archiefexport staat gepland voor Q4 2026 tot en met Q1 2027, onder voorbehoud van technische validatie en de engineeringplanning.

8.2 Activatiedatum zelfstandige functie

Zodra de zelfstandige accountbrede exportfunctie operationeel en intern getest is, actualiseert Hysio §5, §6.3, deze paragraaf en het Data Act-formatenregister met de feitelijke activatiedatum en de beschikbare beveiligings- en exporteigenschappen.

8.3 Geen vermindering van rechten

De bouwafhankelijkheid vermindert je rechten niet. De bevestigingstermijn van vijf Werkdagen en de uiterste leveringstermijn van dertig kalenderdagen uit §4.3 gelden voor de aanvullende contractuele, begeleide exportroute. Bij een Data Act-overstap blijft de volledige wettelijke tijdlijn van Data Act art. 25 en artikel 22.3 van de Algemene Voorwaarden v3.7 gelden, waaronder de afzonderlijke procedure bij technische onhaalbaarheid.

Versie 3.7, gepubliceerd op 15 juli 2026. Eerste publieke uitgave. Deze Regeling operationaliseert artikel 7.7 van de Algemene Voorwaarden v3.7 en beschrijft de begeleide integrale exportroute die geldt totdat de zelfstandige accountbrede exportfunctie operationeel is. Wijzigingen worden met versie en datum op deze pagina bekendgemaakt.

Hysio B.V., De Aak 11, 7908 EL Hoogeveen. KvK 98649744. BTW NL868584575B01. privacy@hysio.nl.