Regeling Datatoegang Hysio B.V.

Tekstrevisie: 15 september 2026. Versie 4.0.
Revisie-ID: D07-PUB-20260915

Tekstdatum: 15 september 2026.

Versie: 4.0
Documentdatum en juridische peildatum: 15 september 2026
Ingangsdatum: 15 september 2026
Beoogde vervanging: de toepasselijke eerdere Regeling, uitsluitend na geldige invoering van de samenhangende v4.0-set.
Uitgever: Hysio B.V., De Aak 11, 7908 EL Hoogeveen, KvK 98649744, btw NL868584575B01.
Contact: privacy@hysio.nl; support@hysio.nl als alternatief. Voor overstappen: legal@hysio.nl.

1. Doel, begrippen en rangorde

1.1 Doel en toepasselijkheid

Deze Regeling beschrijft hoe je beschikbare Klantdata kunt raadplegen, exporteren, terugontvangen of laten verwijderen. Zij geldt voor de reguliere professionele dienstverlening van Hysio, met inbegrip van een proefperiode, opschorting en de afwikkeling na beëindiging. Zij maakt onderscheid tussen een sessie-export, een integrale archiefkopie, rechten van betrokkenen, definitieve teruggave met verwijdering en overstappen naar een andere dataverwerkingsdienst of eigen ICT-infrastructuur.

Een exportverzoek is op zichzelf geen opzegging of verwijderinstructie. Hysio behandelt het verzoek naar zijn doel en omstandigheden. Bij onduidelijkheid vraagt Hysio om verduidelijking en maakt het de gevolgen inzichtelijk, voordat een onomkeerbare handeling wordt uitgevoerd. Het gekozen e-mailadres of de titel van het verzoek beperkt geen wettelijk recht.

1.2 Begrippen

• Klant of je: de beroeps- of bedrijfsmatig handelende persoon of organisatie die Hysio contracteert.
• Bevoegde professional of medewerker: een persoon die namens de Klant handelt binnen diens aantoonbare opdracht en toegangsrechten.
• Klantomgeving: de omgeving waarin de Klant de overeengekomen dienstverlening afneemt, met de daaronder rechtmatig beheerde sessies, instellingen en gegevens.
• Account: de persoonlijke toegang van een bevoegde professional of medewerker tot de Klantomgeving. Technische toegang bewijst niet op zichzelf bevoegdheid tot alle vertrouwelijke inhoud.
• Klantdata: gegevens die je invoert, uploadt, laat verwerken of ontvangt in het kader van Hysio, inclusief toerekenbare invoer, transcripties, concepten, correcties, bestanden en voor overdracht noodzakelijke metadata. De afbakening in hoofdstuk 6 geldt.
• Sessie: een gestart documentatieproces met bijbehorende invoer en resultaten.
• Output: de transcriptie, het concept, verslag, overzicht of ander resultaat van een Sessie. Effectieve Output is de voor die Sessie beschikbare actuele resultaattekst, inclusief opgeslagen bewerkingen voor zover ondersteund.
• Integrale overdracht: samenstelling en veilige levering van de beschikbare, overdraagbare Klantdata en, bij overstappen, exporteerbare gegevens en digitale activa binnen de geverifieerde reikwijdte van het verzoek.
• Exporteerbare gegevens en digitale activa: de gegevens en digitale onderdelen waarop het overstaprecht volgens de Data Act ziet. Daaronder vallen de door het gebruik direct of indirect ontstane invoer, uitvoer en metadata en de digitale onderdelen waarvoor je een gebruiksrecht hebt dat onafhankelijk van de overeenkomst met Hysio bestaat, binnen de grenzen van hoofdstuk 6.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de partij die voor een concrete verwerking doel en middelen bepaalt. Deze rol volgt uit de feiten; de Klant is niet automatisch voor iedere verwerking de verantwoordelijke.
• Werkdag: maandag tot en met vrijdag, behalve algemeen erkende Nederlandse feestdagen.

Het begrip Abonnement en de voorwaarden van de Gewone Proefperiode sluiten aan op de Algemene Voorwaarden. Waar deze Regeling spreekt over de actieve dienstverlening, omvat dit ook de Gewone Proefperiode. Het HysioCode-aanbod is geen afzonderlijke proefroute maar een korting op de eerste maand van een betaald Abonnement; daarvoor gelden de gewone regels van deze Regeling. Als de Gewone Proefperiode eindigt zonder aansluitend Abonnement, geldt dezelfde beperkte continuïteitsbescherming, met behoud van kortere rechtmatige bewaartermijnen.

Een patiënt, cliënt, jeugdige, werknemer, verzekerde, bewoner of andere betrokkene wordt aangeduid volgens de betreffende professionele context. Bij diergeneeskunde worden het dier en de menselijke cliënt, eigenaar of houder afzonderlijk behandeld. Die terminologie bepaalt niet zelfstandig het toepasselijke recht.

1.3 Verhouding tot andere afspraken

Voor datatoegang, export en datacontinuïteit gaat deze Regeling bij tegenstrijdigheid vóór de algemene bepalingen van de Algemene Voorwaarden. Dwingend recht en de verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst voor verwerking, teruggave en verwijdering van persoonsgegevens blijven onverkort gelden. De Privacyverklaring, Disclaimer en andere informatieve teksten beperken deze rechten niet.

Uitdrukkelijk overeengekomen maatwerk kan van een aanvullende contractuele afspraak afwijken als de afwijking en haar gevolgen specifiek zijn vastgelegd. Maatwerk, een familiemodule of een profielafspraak kan geen dwingend recht beperken of een onrechtmatige verwerking toestaan. Een algemene verwijzing naar andere voorwaarden is geen specifieke afwijking van deze Regeling.

De afwikkeling van persoonsgegevens wordt samen met de Verwerkersovereenkomst gelezen. Hysio gebruikt een verschil in terminologie of rangorde niet om een recht op teruggave te beperken of gegevens langer te bewaren dan rechtmatig is.

2. De routes voor toegang en overdracht

2.1 Per-Sessie-export

Je kunt de effectieve Output van een afgeronde Sessie exporteren in de voor dat outputtype aangeboden documentformaten. De voorziene formaten zijn TXT, PDF en DOCX. De beschikbaarheid van een documentexport betekent niet dat daarin ook de volledige invoer, afzonderlijke transcripttekst, uploads, audio, versiegeschiedenis of accountgegevens zijn opgenomen.

Tijdens een actief Abonnement geldt de overeengekomen functionaliteit. Tijdens opschorting en na beëindiging gelden de beschermde lees- en exportmogelijkheden van hoofdstukken 4 en 8. Als gewone accounttoegang om veiligheidsredenen niet verantwoord is, biedt Hysio een passende geverifieerde alternatieve route voor de gegevens waarop je recht hebt.

2.2 Integrale archiefkopie

Een integrale archiefkopie is bedoeld om je beschikbare Klantdata te ontvangen voor eigen archivering of overdracht. Zij beëindigt het Abonnement of de overeengekomen continuïteitsdienst niet en geeft geen automatische instructie om de onderliggende gegevens te wissen.

Tijdens de actieve dienstverlening kun je per Klantomgeving één kosteloze contractuele integrale archiefkopie per kalendermaand aanvragen. Een aanvraag omvat uitsluitend gegevens waartoe de aanvrager bevoegd is; zij geeft een beheerder geen extra dossierinzage. Na beëindiging kun je binnen de continuïteitsperiode één kosteloze integrale overdracht aanvragen. Wettelijke rechten, definitieve teruggave en een Data Act-overstap volgen hun eigen route en worden niet door deze frequentiegrens beperkt.

De aanvraag verloopt begeleid volgens hoofdstuk 5. Deze Regeling belooft geen afzonderlijke knop voor een download van de volledige Klantomgeving. De verplichting om de overeengekomen gegevens te leveren blijft ook bij een begeleide uitvoering bestaan.

2.3 Rechten van betrokkenen

Een verzoek over een professioneel dossier wordt beoordeeld door de daarvoor bevoegde Verwerkingsverantwoordelijke. Die bepaalt onder meer de toepasselijke inzage-, afschrift-, correctie-, vernietigings- en vertegenwoordigersregels en de bescherming van derden.

Wanneer Hysio als verwerker een rechtstreeks verzoek ontvangt, stuurt het dit zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen vijf Werkdagen, door aan de verantwoordelijke partij. Hysio handelt vervolgens op gedocumenteerde instructie, behalve voor zover de wet anders voorschrijft. Hysio ondersteunt tijdig, zodat de verantwoordelijke partij de toepasselijke wettelijke termijn kan naleven. De contractuele dertigdagentermijn van paragraaf 5.3 verlengt geen wettelijke termijn voor een betrokkene.

Voor persoonsgegevens waarvoor Hysio zelf Verwerkingsverantwoordelijke is, behandelt Hysio het verzoek zelf volgens de Privacyverklaring en het toepasselijke recht. Een aanvraag om een volledig organisatiearchief is niet automatisch een recht op dataportabiliteit van een natuurlijke persoon.

2.4 Definitieve teruggave en verwijdering

Je kunt als bevoegde Verwerkingsverantwoordelijke kiezen voor definitieve teruggave gevolgd door verwijdering of voor verwijdering zonder voorafgaande teruggave. Hysio verduidelijkt de gegevensscope, leveringswijze en gevolgen van die keuze. Een bevestiging door Hysio mag een duidelijke, rechtmatige instructie niet onnodig vertragen.

Bij definitieve teruggave worden de operationele kopieën na aantoonbaar geslaagde teruggave zonder onnodige vertraging verwijderd, met de uitzonderingen en waarborgen van hoofdstuk 4. Een gewone archiefkopie uit paragraaf 2.2 is geen definitieve teruggave-instructie.

2.5 Overstappen

Voor een beoogde overstap naar een andere dataverwerkingsdienst of eigen ICT-infrastructuur geldt hoofdstuk 9. Hysio past die contractuele waarborgen toe op de reguliere Hysio-dienst, onverminderd rechtstreeks toepasselijke rechten uit de Data Act. Een gratis proefperiode, beroepsprofiel of interne ontwikkelomgeving beperkt die rechten bij de reguliere klantdienst niet.

Een overstap met beëindiging heeft de uitdrukkelijk beschreven contractgevolgen van hoofdstuk 9. Parallel gebruik van diensten wordt onderscheiden van beëindiging van Hysio. Een gewone download wordt niet door Hysio eigenmachtig als overstap of opzegging aangemerkt.

3. Klantomgeving, Accounts en professionele dossiers

3.1 Rollen en reikwijdte

Contract-, factuur- en bedrijfsadministratie waarvoor Hysio zelf verantwoordelijk is, worden onderscheiden van dossiergegevens die Hysio in opdracht verwerkt. Het ontvangen van een archief maakt je niet bevoegd tot gegevens van een andere organisatie, andere accountrechthebbende of derde.

Bij een organisatie, partnerconstructie of gedelegeerde toegang stelt Hysio vast namens welke partij het verzoek wordt gedaan en welke gegevens binnen die bevoegdheid vallen. De Klantomgeving bepaalt de contractuele reikwijdte; de rechten bij ieder persoonlijk Account bepalen mede wie welke gegevens mag ontvangen. Het eigenaarschap van een technisch account of betaalabonnement geeft geen onbeperkt inzagerecht in vertrouwelijke professionele dossiers.

3.2 Dossierbewaring

De drie maanden continuïteit bij Hysio zijn een contractuele afwikkelingsperiode. Zij zijn niet de wettelijke bewaartermijn van het professionele dossier. Je blijft verantwoordelijk voor het tijdig onderbrengen van relevante, gecontroleerde Output in het aangewezen dossier of archief en voor de daar toepasselijke wettelijke verplichtingen. Je gebruikt Hysio niet als enig primair dossier.

De WGBO kent in beginsel twintig jaar bewaring vanaf de laatste wijziging, met wettelijke uitzonderingen en zo nodig langere bewaring voor goede hulpverlening. Andere contexten, waaronder jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning, keuringen, arbeid, gedwongen zorg en diergeneeskunde, vragen een afzonderlijke beoordeling van de taak en rechtsverhouding. De ene familienaam of beroepstitel is onvoldoende om een dossier-, bewaar- of vernietigingsregel vast te stellen.

3.3 Vertrouwelijkheid bij overdracht

Een rechtsgeldige organisatie- of praktijkoverdracht heft beroepsgeheim, doelbinding en rechten van betrokkenen niet op. De bevoegde Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke dossieroverdracht rechtmatig is. Hysio beperkt de levering tot de geverifieerde reikwijdte en vraagt verduidelijking als een instructie mogelijk in strijd is met het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht.

3.4 Overdracht voor wettelijke dossierbewaring

Voor overdracht uitsluitend voor de wettelijke bewaring en het beheer van een medisch dossier kunnen UAVG-artikelen 30a en 30b gelden. De bevoegde partij controleert het doel, de wettelijke hoedanigheid van de ontvanger, informatieplichten en overige voorwaarden. Binnen die specifieke regeling is de overdracht kosteloos en geldt de daarin beschreven uitzondering op patiënttoestemming. Dit is geen algemene vrijstelling voor iedere export, praktijkovername of verstrekking. Hysio wordt door deze Regeling niet zelf de wettelijke dossierbewaarder.

4. Continuïteit, teruggave en verwijderen

4.1 Drie kalendermaanden beperkte continuïteitsdienst

Na de feitelijke einddatum van het Abonnement loopt uitsluitend voor bewaring, beveiliging, raadpleging, export en afwikkeling een kosteloze beperkte continuïteitsdienst door gedurende drie kalendermaanden. Dezelfde bescherming geldt na het aflopen of opzeggen van de Gewone Proefperiode zonder aansluitend Abonnement. Nieuwe verwerkingen voor gewone productie vallen daar niet onder. De Verwerkersovereenkomst blijft van toepassing zolang Hysio persoonsgegevens in opdracht verwerkt, inclusief deze afwikkeling.

Hysio vermeldt de concrete einddatum van het continuïteitsvenster in de beëindigingsbevestiging. Voor de berekening geldt de overeenkomstige kalenderdatum drie maanden later; ontbreekt die datum, dan geldt de laatste dag van die maand. Een verzoek is tijdig als het uiterlijk op de meegedeelde laatste dag is ontvangen. Hysio gebruikt een eigen fout of ontbrekende beëindigingsinformatie niet om een redelijkerwijs tijdig verzoek af te wijzen.

Dit venster start geen nieuwe bewaartermijn voor audio of andere categorieën met een kortere, rechtmatige retentie. Eerdere geldige verwijderinstructies blijven gelden. De continuïteitsdienst is geen grondslag om gegevens te bewaren die verwijderd moeten worden.

4.2 Tijdige aanvraag en lopende verificatie

Een tijdig verzoek wordt niet ongeldig doordat passende verificatie of levering nog loopt wanneer de continuïteitsperiode eindigt. Hysio bewaart dan alleen de gegevens die nodig zijn om dat verzoek zorgvuldig af te handelen en beperkt de verwerking tot dat doel.

De aanvrager werkt voortvarend mee aan noodzakelijke verduidelijking. Bij uitblijven van een reactie legt Hysio uit wat ontbreekt, geeft een redelijke reactietermijn en kondigt een voorgenomen afsluiting en verwijdering aan. Dit creëert geen onbeperkte bewaartermijn. Een wettelijke belemmering of een duidelijke verwijderinstructie wordt afzonderlijk beoordeeld.

4.3 Definitieve teruggave of eerdere verwijdering

Bij een verzoek om onmiddellijke verwijdering voert Hysio de rechtmatige instructie zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen uit, of eerder als het toepasselijke recht dit verlangt. Hysio waarschuwt dat verwijderde gegevens niet meer beschikbaar zijn voor latere export. Een interne bevestigingsprocedure is geen voorwaarde waarmee Hysio een duidelijke instructie kan opschorten.

Bij definitieve teruggave stelt Hysio de gegevens veilig ter beschikking en controleert het de levering. Alleen het verzenden van een link, het verstrijken van een downloadvenster of het uitblijven van een antwoord bewijst geen geslaagde teruggave. Na geverifieerde ontvangst of andere aantoonbare volledige levering en een passende mogelijkheid om gebreken te melden verwijdert Hysio de operationele kopieën zonder onnodige vertraging. De concrete afronding en gevolgen worden meegedeeld.

Deze definitieve afwikkeling kan de resterende gewone exportbeschikbaarheid beëindigen. De wettelijke ophaaltermijn en verwijderregels bij een Data Act-overstap blijven gelden. Teruggave en verwijderen zijn niet afhankelijk van betaling.

4.4 Einde van de afwikkeling en uitzonderingen

Zonder eerdere verwijdering of een tijdig nog af te handelen verzoek eindigt de beperkte continuïteitsdienst na drie kalendermaanden. Hysio verwijdert de operationele Klantdata dan zonder onnodige vertraging. Uitsluitend een rechtsgeldige verdere verwerkingsinstructie of een concrete wettelijke opslagverplichting kan tot afzonderlijk gemotiveerde verdere bewaring leiden. Een onbetaalde factuur rechtvaardigt geen bewaring van een volledig professioneel dossier.

Gegevens die Hysio voor een eigen wettelijke administratieplicht moet bewaren worden afgescheiden van de gewone klantverwerking en alleen voor dat doel gebruikt. De toepasselijke categorieën en termijnen staan in de Privacyverklaring. Een fiscale administratieplicht is geen algemene bewaarplicht voor zorginhoud.

4.5 Back-ups en tijdelijke bestanden

Het verwijderen van operationele gegevens is niet hetzelfde als het verwijderen van iedere back-upkopie. De Verwerkersovereenkomst en het daarbij behorende beveiligingsbeleid leggen de concrete back-upcyclus, verwijdering en herstelbeperkingen vast. Hysio stelt deze informatie beschikbaar voordat je de dienstverlening afneemt. Bestaande kopieën mogen na verwijdering niet opnieuw voor gewone verwerking worden gebruikt. Herstel vereist dat eerdere verwijderinstructies opnieuw worden toegepast voordat de betrokken gegevens weer gewoon toegankelijk worden.

Tijdelijke exportbestanden worden verwijderd zodra zij voor veilige levering, noodzakelijke herstelactie of afronding niet meer nodig zijn. Een back-up is geen afzonderlijke klantgerichte exportvoorziening. Hysio verklaart volledige vernietiging pas nadat de betrokken opslaglagen en handelingen zijn geverifieerd. Een verklaring vermeldt de gecontroleerde gegevenscategorieën en opslaglagen, de voltooide handelingen en eventuele concrete, rechtmatige resterende opslag met bijbehorende verwijdertermijn.

4.6 Lokale kopieën en herstelgegevens

Een daarvoor ingerichte functie kan op het gebruikte apparaat audio, transcripties, notities of concepten voor herstel bewaren. Die lokale gegevenslaag is iets anders dan de gegevens die Hysio op haar servers voor je bewaart. Een lokaal bestand dat niet aan Hysio is overgedragen, is niet alleen door zijn bestaan beschikbaar voor een centraal samengesteld archief.

Hysio legt in de Privacyverklaring, het Cookie Statement en de gebruiksinstructies uit welke lokale categorieën de betreffende functie gebruikt en hoe je die kunt veiligstellen of verwijderen. Bij een verzoek onderscheidt Hysio de centraal uitvoerbare handelingen van eventuele noodzakelijke handelingen op het apparaat en geeft het passende ondersteuning. De Klant beheert eigen apparaten en zelfstandig gemaakte kopieën zorgvuldig. Dit beperkt niet Hysio's eigen verplichtingen voor de door haar ingerichte lokale verwerking.

Uitloggen, het verwijderen van een serveraccount of het sluiten van een browser is niet zonder meer bewijs dat ieder lokaal herstelbestand is gewist. Een bevestiging van verwijdering vermeldt daarom ook de reikwijdte en eventuele resterende lokale handelingen. Een lokale kopie geeft geen recht om gegevens buiten de overeengekomen of wettelijke bewaartermijn te blijven gebruiken.

5. Aanvraag, verificatie en veilige levering

5.1 Indienen en ontvangst

Vraag een archiefkopie, teruggave of verwijdering aan via privacy@hysio.nl, of bij uitval via support@hysio.nl. Voor overstappen kun je legal@hysio.nl gebruiken. Hysio leidt een verzoek dat via een van deze adressen binnenkomt intern door zonder de oorspronkelijke ontvangstdatum te wijzigen.

Vermeld voor zover beschikbaar de Klantomgeving of organisatie, je Account-ID, naam en functie, het doel en de gewenste gegevensscope. Bij overdracht aan een ander zijn ook de noodzakelijke ontvangergegevens nodig. Vermeld geen dossierinhoud die niet nodig is om de aanvraag te behandelen.

Hysio bevestigt de ontvangst binnen drie Werkdagen en vermeldt welke informatie of verificatie nog nodig is. Deze ontvangstbevestiging is geen bevestiging van bevoegdheid of van volledige beschikbaarheid van alle gevraagde gegevens.

5.2 Identiteit en bevoegdheid

Hysio controleert het bekende zakelijke contact en past aanvullende verificatie toe die past bij het risico. Bijvoorbeeld bevestiging in een bestaand account, een afzonderlijk bekend kanaal of een beschikbare extra authenticatiefactor. Alleen toegang tot een mailbox hoeft bij zeer gevoelige gegevens of een gewijzigde contactpersoon niet voldoende te zijn.

Bij een bestuurswisseling, praktijkoverdracht of vertrek van een beheerder wordt de vertegenwoordigingsbevoegdheid gecontroleerd. Een registeruittreksel kan tekenbevoegdheid ondersteunen, maar bewijst niet vanzelf toegang tot ieder dossier. Individueel erfgenaamschap geeft niet automatisch recht op een volledig vertrouwelijk archief. Inzage in een dossier na overlijden van een patiënt wordt afzonderlijk beoordeeld volgens de toepasselijke wettelijke voorwaarden, waaronder WGBO-artikelen 458a en 458b; dit is een andere situatie dan het overlijden van een behandelaar en de bewaring van diens dossiers.

Jeugd-, gezags-, curator-, mentor- en andere vertegenwoordigerssituaties worden volgens de toepasselijke rechtsverhouding en de omvang van de bevoegdheid beoordeeld. De rechten van een minderjarige worden niet automatisch uitsluitend door een ouder uitgeoefend. Voor medische dossiers gaat een toepasselijke bijzondere WGBO-regeling vóór de algemene UAVG-regels over vertegenwoordiging.

Een faillissement of praktijkbeëindiging geeft op zichzelf geen onbeperkt recht op zorginhoud; voor een overdracht voor wettelijke dossierbewaring geldt ook paragraaf 3.4. Bij diergeneeskunde worden bevoegdheid ten aanzien van diergegevens en rechten ten aanzien van menselijke persoonsgegevens onderscheiden.

Hysio vraagt alleen noodzakelijk bewijs, staat waar passend afscherming toe en bewaart verificatiekopieën niet langer dan nodig. Bij redelijke twijfel kan Hysio levering aanhouden totdat bevoegdheid voldoende vaststaat, met behoud van toepasselijke termijnen en de bescherming van een tijdig verzoek.

5.3 Planning en levering

Voor de contractuele integrale overdracht bevestigt Hysio binnen vijf Werkdagen na volledige verificatie de reikwijdte, formaten, beperkingen, beveiligde methode en planning. Hysio levert zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen dertig kalenderdagen na volledige verificatie. Hysio voert verificatie voortvarend uit en gebruikt die niet om een leverings- of wettelijke termijn kunstmatig uit te stellen.

Voor rechten van betrokkenen geldt de toepasselijke wettelijke termijn en de bijstand uit de Verwerkersovereenkomst. Voor een Data Act-overstap geldt hoofdstuk 9. Die termijnen worden niet vervangen door de contractuele dertigdagentermijn.

De gegevensscope betreft beschikbare en rechtmatig overdraagbare gegevens. Ontbrekende gegevens worden benoemd en waar nodig onderzocht. Dit voorbehoud ontslaat Hysio niet van verantwoordelijkheid voor onrechtmatig verlies, voortijdige verwijdering of het niet uitvoeren van een geldige bewaar- of leveringsverplichting.

5.4 Beveiliging en herstel van levering

Hysio levert een vertrouwelijk archief via een versleutelde overdrachtsmethode met passende authenticatie, niet als gewone e-mailbijlage of via een onbeveiligd kanaal. De toegang is beperkt in tijd en tot de geverifieerde ontvanger. Hysio deelt de toegangsduur vooraf mee en stemt deze af op een reële mogelijkheid tot volledige ontvangst.

Alleen tot geheimhouding verplichte personen die de aanvraag, samenstelling of beveiliging moeten uitvoeren krijgen noodzakelijke toegang. Bij een onvolledig of beschadigd archief, een mislukte overdracht of een verlopen toegang zonder geslaagde levering biedt Hysio kosteloos herstel of vervangende toegang. Een eigen leveringsgebrek wordt niet opgelost door de onderliggende gegevens na afloop van het oorspronkelijke venster te verwijderen. Hysio houdt alleen de voor afronding noodzakelijke kopieën aan volgens hoofdstuk 4.

6. Omvang, formaten en identificatie

6.1 Overdraagbare gegevens

De integrale overdracht omvat binnen de geverifieerde Klantomgeving en bevoegdheidsscope de volgende beschikbare, rechtmatig overdraagbare categorieën:

• sessie- en accountgegevens, inclusief onafgeronde sessies voor zover daarin exporteerbare invoer aanwezig is;
• vraagantwoorden, transcripttekst en andere opgeslagen invoer;
• oorspronkelijke en bewerkte resultaten en beschikbare versies voor zover opgeslagen;
• geüploade bestanden;
• relevante instellingen van Klantomgeving en Accounts, abonnementshistorie en factuurgegevens;
• door of voor de Klant opgeslagen sjablonen, configuraties en andere digitale onderdelen waarvoor een onafhankelijk gebruiksrecht bestaat, voor zover deze exporteerbare digitale activa zijn;
• noodzakelijke identificatie-, status-, tijds- en koppelingsmetadata;
• audio op verzoek volgens paragraaf 6.3.

Een koppeling met een extern dossier betekent niet dat Hysio ook alle gegevens uit dat externe dossier bezit of mag exporteren. De uitgesloten categorieën zijn:

1. 1. Gegevens van andere klanten of derden waarvoor binnen dit verzoek geen rechtsgeldige aanspraak of bevoegdheid bestaat.
2. 2. De standaardprogrammacode, generieke instructies, technische configuraties en andere onderdelen die uitsluitend onder intellectuele rechten of bedrijfsgeheimen van Hysio of derden vallen en waarop je geen onafhankelijk gebruiksrecht hebt. Je eigen invoer, resultaten en wettelijk exporteerbare metadata vallen niet alleen door gebruik van zo'n onderdeel onder deze uitsluiting.
3. 3. Wachtwoorden, cryptografische geheime sleutels, authenticatiecodes en andere concrete beveiligingsgeheimen waarvan overdracht de beveiliging aantast. Voor zover nodig voor een rechtmatige overdracht wordt een veilige vervangende toegang of gedeeltelijke verstrekking geboden.

Deze lijst is uitputtend voor de contractuele categorie-uitsluitingen. Een wettelijk verbod of concrete bescherming van rechten van derden wordt afzonderlijk gemotiveerd en beperkt tot wat noodzakelijk is. Hysio licht toe welke onderdelen daardoor niet worden verstrekt en onderzoekt afscherming of gedeeltelijke levering. Wettelijke inzage en informatie over relevante toegang, verwerking of verstrekking worden niet als geheel uitgesloten omdat zij in een intern logbestand staan. Bedrijfsgeheimen, intellectuele rechten en beveiliging vormen geen algemene grond om eigen invoer, resultaten of wettelijk exporteerbare gegevens te onthouden of een overstap te belemmeren.

6.2 Formaten en documentatie

De voor de integrale overdracht overeengekomen leveringsspecificatie is:

Een PDF of DOCX vervangt geen vereiste gestructureerde gegevensoverdracht. Hysio levert de informatie die nodig is om de bestanden en relaties redelijkerwijs te begrijpen. Conversie naar CSV, FHIR, HL7 of een ander formaat is alleen afzonderlijk toegezegd als dat uitdrukkelijk is overeengekomen of toepasselijk recht dit vereist. Deze bepaling sluit verplichte interoperabiliteit niet uit.

Het Dataformatenregister vermeldt de actuele categorieën, structuren, formaten, relevante standaarden, beperkingen en de begeleide of programmatische route. Je ontvangt de voor jouw overdracht geldende versie bij de planning. Een wijziging van het register beperkt de overeengekomen rechten niet zonder geldige wijziging van de overeenkomst en kan geen dwingend recht beperken.

6.3 Audio en korter bewaarde gegevens

Audio heeft een afzonderlijk doel en retentiebeleid. De drie maanden na beëindiging verlengen die termijn niet. Audio die bij een tijdige aanvraag nog rechtmatig beschikbaar en eenduidig tot de geverifieerde gegevensscope behoort, wordt op verzoek meegenomen, tenzij een concrete wettelijke, geheimhoudings-, rechten- of beveiligingsbeperking dat verhindert. Hysio motiveert een uitsluiting en onderzoekt een passende gedeeltelijke levering.

Een opname die rechtmatig is verwijderd kan niet worden geleverd. Niet iedere Sessie bevat audio. De afzonderlijke bewaartermijnen en verwijderafspraken staan in de Verwerkersovereenkomst en Privacyverklaring. Een opname wordt niet langer bewaard uitsluitend om een mogelijk toekomstig exportverzoek te kunnen uitvoeren. Het beschikbaarheidsvoorbehoud ontslaat Hysio niet van verantwoordelijkheid voor voortijdige of anderszins onrechtmatige verwijdering.

6.4 Ordening en minimale identificatie

Hysio gebruikt voor de exportindex bestaande interne referenties van de Klantomgeving, Accounts en Sessies en de noodzakelijke relaties en tijdsgegevens, voor zover deze voor een betrouwbare overdracht volstaan. Hysio maakt niet uitsluitend voor export een nieuw patiëntnummer aan. Een aanvullende dossier-, cliënt- of dierreferentie wordt alleen opgenomen als die beschikbaar is en nodig is voor betrouwbare koppeling.

Hysio voegt geen patiënt- of cliëntnaam, BSN of adres toe als standaard ordeningssleutel in nieuw gemaakte bestandsnamen of indexvelden. Bestaande uploads en vrije tekst kunnen zulke gegevens al bevatten; deze afspraak is geen claim dat de export vrij is van identificerende gegevens. Ook interne referenties kunnen persoonsgegevens zijn. Je behandelt het volledige archief als vertrouwelijk en controleert de koppeling en volledigheid vóór opname in het eigen dossier.

7. Kosten en registratie

7.1 Kosteloze routes

De volgende prestaties zijn binnen deze Regeling kosteloos: de aangeboden per-Sessie-export; één contractuele archiefkopie per Klantomgeving per kalendermaand tijdens de actieve dienstverlening; de eerste integrale overdracht na beëindiging; standaard definitieve teruggave en verwijdering; herstel van een gebrekkige levering; en gewone bijstand bij rechten van betrokkenen met beschikbare gegevens en de overeengekomen routes.

De contractuele frequentiegrens geldt niet voor wettelijke rechten, verwerkersbijstand of overstappen. Rechten van een natuurlijke persoon worden beoordeeld volgens het toepasselijke recht, waaronder de kosteloosheid van toepasselijke elektronische inzage en afschriften in de zorg. Hysio past de archiefvergoeding niet als algemene vergoeding voor zulke rechten toe. Voor zover paragraaf 3.4 een wettelijk kosteloze overdracht betreft, geldt ook daarvoor geen archief-, bijstands- of overstapvergoeding.

7.2 Herhaalde archiefsamenstelling na beëindiging

Na een aantoonbaar volledig en succesvol geleverde integrale overdracht kan een nieuwe samenstelling, uitsluitend voor archief- of gemaksdoeleinden, een administratievergoeding meebrengen van ten hoogste EUR 50 exclusief btw. De vergoeding bedraagt niet meer dan de daadwerkelijk noodzakelijke administratieve kosten en wordt vooraf toegelicht en bevestigd. Een vergoeding herstelt of verlengt geen verstreken bewaartermijn.

Geen vergoeding geldt voor een eerste levering, herstel, definitieve teruggave, wettelijke rechten, de wettelijk kosteloze overdracht uit paragraaf 3.4 of een overstap. Bij blijvende redelijke twijfel over de route past Hysio het voor de Klant gunstigere regime toe.

7.3 Bijzondere bijstand en overstapkosten

Een bijstandstarief uit de Verwerkersovereenkomst wordt niet naast de kosteloze prestaties of de EUR 50-vergoeding voor dezelfde werkzaamheden gerekend. Afzonderlijk gevraagde bijzondere werkzaamheden buiten die prestaties vragen vooraf een concrete omschrijving, kostenraming en instemming. Verplichte bijstand mag niet als optioneel maatwerk worden hernoemd of wegens een kostengeschil worden vertraagd. Het toepasselijke recht en deze Regeling gaan vóór een algemener tariefbeding.

Voor een Data Act-overstap mogen tot en met 11 januari 2027 uitsluitend aantoonbare rechtstreeks gemaakte overstapkosten worden gerekend, na voorafgaande informatie en raming. Daarbij geldt aanvullend een maximum van EUR 150 exclusief btw per uur en in totaal maximaal één jaartarief van het betrokken Abonnement. Het laagste toepasselijke maximum begrenst de rekening; een plafond is geen forfaitair tarief. Kosteloze prestaties uit deze Regeling blijven kosteloos. Vanaf 12 januari 2027 worden geen overstapkosten gerekend. Gewone, rechtsgeldig verschuldigde abonnementskosten tot de einddatum blijven verschuldigd; Hysio rekent geen afzonderlijke beëindigingsboete.

7.4 Bewijs en bewaarbeleid

Hysio legt alleen vast wat nodig is voor behandeling en verantwoording: de aanvraag, vastgestelde bevoegdheid, scope, relevante tijdstippen, methode, leveringsuitkomst en verwijderafhandeling. Een bewijsrecord bevat geen kopie van de volledige dossierinhoud. Een logregel of verzonden link is niet zonder meer bewijs van een volledige geslaagde download.

Verificatiekopieën, tijdelijke archieven, beveiligingslogs en beperkt bewijs van contractafwikkeling hebben verschillende doelen en bewaartermijnen. Zij worden niet allemaal automatisch zes jaar bewaard. Hysio verwijdert ze zodra het doel en een concreet gerechtvaardigde bewijsbehoefte zijn geëindigd, behoudens een toepasselijke wettelijke bewaarplicht. Hysio legt de categoriegebonden criteria en termijnen vast in het bewaarbeleid en de Privacyverklaring en toetst de noodzaak periodiek, ten minste jaarlijks. Bij een concreet geschil worden alleen daarvoor noodzakelijke gegevens apart gehouden en na afloop opnieuw beoordeeld.

8. Opschorting, beëindiging en veiligheid

8.1 Betalingsachterstand

Hysio kan betaalde functies opschorten volgens de Algemene Voorwaarden. Een feitelijke afsluiting wegens betalingsachterstand wordt ten minste dertig kalenderdagen vooraf schriftelijk aangekondigd. De beschermde toegang tot beschikbare gegevens en de kosteloze eerste integrale overdracht worden niet afhankelijk gemaakt van betaling, schadevergoeding, vrijwaring of het prijsgeven van een geschil.

Een betalingsachterstand leidt niet tot eerdere verwijdering of vertraging van een tijdig verzoek. Incasso verloopt afzonderlijk. Dezelfde scheiding geldt voor definitieve teruggave en verwijdering.

8.2 Misbruik en beveiligingsincidenten

Bij een concreet veiligheidsrisico kan Hysio een onveilige toegangsmethode direct beperken. Hysio motiveert dit voor zover rechtmatig en biedt een passende alternatieve, geverifieerde route. Een noodzakelijke beveiligingsmaatregel is geen algemene weigering om beschikbare Klantdata te leveren. Hysio bewaart de voor een tijdig rechtmatig verzoek noodzakelijke gegevens zolang het verzoek zorgvuldig wordt afgehandeld.

8.3 Einde van het Abonnement

Bij gewone opzegging begint het continuïteitsvenster op de feitelijke einddatum, niet op de datum waarop je opzegt. Hysio bevestigt de relevante data en de routes voor export en verwijdering. Een Data Act-overstap met beëindiging volgt daarnaast hoofdstuk 9. Een archiefverzoek start die beëindiging niet automatisch.

9. Overstap en interoperabiliteit

9.1 Start, overgang en contractgevolgen

Bij een verzoek om overstappen bevestigt Hysio de ontvangst binnen drie Werkdagen en verstrekt het uiterlijk binnen tien Werkdagen daarna een concrete planning, methode, gegevensscope, bekende risico's en eventuele toegestane kosten. Deze interne termijnen verlengen geen wettelijke termijn. Noodzakelijke verificatie gebeurt voortvarend en proportioneel.

Je kunt uiterlijk aan het einde van de toepasselijke opzegtermijn kiezen voor overstappen naar een andere aanbieder, overbrengen naar je eigen ICT-infrastructuur of het laten wissen van de exporteerbare gegevens en digitale activa. Hysio vraagt tijdig om noodzakelijke bestemmingsinformatie. Een eerste aanvraag zet je keuze niet onherroepelijk vast.

De opzegtermijn voor het initiëren van de overstap bedraagt maximaal twee maanden. Een kortere toepasselijke opzegtermijn blijft gelden. Daarna volgt zonder onnodige vertraging een overgang van maximaal dertig kalenderdagen. Tijdens de overgang blijft de dienstverleningsovereenkomst gelden. Hysio verleent redelijke bijstand, handelt zorgvuldig voor de bedrijfscontinuïteit en handhaaft passende beveiliging.

Als voltooiing binnen dertig kalenderdagen technisch niet haalbaar is, deelt Hysio dit binnen veertien Werkdagen na het overstapverzoek gemotiveerd mee. Het noemt een alternatieve overgangsperiode van maximaal zeven maanden en ondersteunt de exitstrategie. De Klant mag de overgangsperiode eenmaal verlengen met een periode die voor zijn eigen doeleinden geschikter is. Een interne planning of achterstand is niet zonder meer technische onhaalbaarheid.

Bij een overstap met beëindiging wordt de betrokken dienstverleningsovereenkomst geacht te zijn geëindigd na de succesvolle voltooiing van de overstap; Hysio bevestigt de beëindiging. Bij de keuze om niet over te stappen maar alle exporteerbare data en digitale activa na beëindiging te laten wissen, geldt het toepasselijke einde van de opzegtermijn. Een gewone archiefkopie of parallel gebruik zonder opzegging heeft deze gevolgen niet.

9.2 Ophaaltermijn en verwijderen

Na de overgang is er ten minste dertig kalenderdagen om de gegevens op te halen. De gewone drie maanden continuïteit worden hiermee afgestemd: het later eindigende rechtmatige venster geldt voor de daarvoor noodzakelijke gegevens, tenzij een geldige eerdere verwijderinstructie of dwingend recht anders bepaalt. Er begint niet door iedere download opnieuw een venster.

Na geslaagde overstap en afloop van de overeengekomen ophaaltermijn, of een rechtsgeldig overeengekomen later moment, volgt verwijdering volgens de Data Act en Verwerkersovereenkomst. Alleen een link klaarzetten is geen geslaagde overstap. Verlies of onvolledigheid door Hysio wordt niet afgewenteld op de Klant door een automatische verwijdering op de oorspronkelijke einddatum.

9.3 Formaten, informatie en interfaces

Hysio specificeert de exporteerbare categorieën en eventuele rechtmatige uitsluitingen, documenteert structuren en formaten en stelt de voor overstappen vereiste informatie beschikbaar in het Dataformatenregister uit paragraaf 6.2. Bekende beperkingen worden vooraf en bij wijzigingen duidelijk vermeld. De informatie over internationale overheidstoegang beschrijft het toepasselijke rechtsgebied van de relevante ICT-infrastructuur en de algemene technische, organisatorische en juridische maatregelen tegen onrechtmatige internationale overheidstoegang tot niet-persoonsgebonden gegevens. De bescherming van persoonsgegevens volgt daarnaast de AVG en Verwerkersovereenkomst.

Voor zover artikel 30 lid 2 Data Act van toepassing is, stelt Hysio de vereiste open interfaces kosteloos en onder gelijke voorwaarden beschikbaar, met voldoende informatie voor gegevensoverdraagbaarheid en interoperabiliteit. Een begeleide archieflevering of een beperkte sessieroute is geen vervanging van een afzonderlijk geldende interfaceverplichting. De benodigde documentatie en gebruiksvoorwaarden worden tijdig verstrekt. Hysio belast de wettelijk kosteloze beschikbaarstelling van deze interfaces niet via een ander tariefbeding.

Hysio voldoet aan toepasselijke gemeenschappelijke specificaties en geharmoniseerde interoperabiliteitsnormen vanaf de daarvoor geldende datum. Als voor de betreffende soort dienst de bedoelde normen ontbreken, worden op verzoek alle exporteerbare gegevens geleverd in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. Een beroep op rechten, bedrijfsgeheimen of veiligheid wordt concreet gemotiveerd en mag geen wettelijke overstapbelemmering vormen.

9.4 Afbakening

Deze Regeling garandeert niet dat iedere ontvangende partij ieder document direct kan importeren of dezelfde functionaliteit biedt. Hysio blijft verantwoordelijk voor de eigen verplichtingen en passende samenwerking. Een uitzondering voor een werkelijk tijdelijke niet-productieversie of specifiek individueel maatwerk wordt niet verondersteld op basis van een label. Zij vereist een afzonderlijke toepasselijkheidstoets en de wettelijk vereiste voorafgaande informatie; de overeengekomen rechten uit deze Regeling vervallen daardoor niet automatisch.

9.5 Parallel gebruik

Je kunt Hysio naast een andere dataverwerkingsdienst gebruiken. Hysio verwijdert daarvoor de belemmeringen en verstrekt de informatie, medewerking en interfaces die volgens de Data Act voor parallel gebruik moeten worden geboden. Dit beëindigt je Abonnement niet; de gewone overeengekomen dienstverlening en abonnementskosten blijven gelden.

De kosteloze prestaties uit deze Regeling blijven kosteloos. Deze bepaling introduceert geen afzonderlijke vergoeding voor gegevensextractie. Voor een later afzonderlijk overeengekomen continue gegevensuitwisseling mag een eventuele wettelijk toegestane extractievergoeding niet meer bedragen dan de rechtstreeks gemaakte extractiekosten. Daarover moeten vooraf concrete afspraken worden gemaakt; wettelijk kosteloze interfaces en dezelfde werkzaamheden worden niet alsnog of dubbel in rekening gebracht. De afschaffing van overstapkosten per 12 januari 2027 wordt niet zonder meer gelijkgesteld aan de afzonderlijke regels voor doorlopend parallel gebruik.

10. EHDS en overige functiegebonden verplichtingen

De Europese ruimte voor gezondheidsgegevens is geregeld in Verordening (EU) 2025/327. Artikel 105 kent een algemene toepassingsdatum van 26 maart 2027 en afzonderlijke fasen en uitzonderingen, waaronder 26 maart 2029 en 26 maart 2031 voor bepaalde gegevenscategorieën en EPD-verplichtingen. Deze data betekenen niet dat iedere verplichting op iedere Hysio-functie van toepassing is.

De kwalificatie van Hysio, een koppeling of een afzonderlijke functie wordt beoordeeld aan de hand van het beoogde doel, de feitelijke werking en de toepasselijke definities. Deze Regeling verklaart geen EHDS-conformiteit, geen algemene vrijstelling en geen ongeverifieerde ondersteuning van een uitwisselingsstandaard.

Verplichte informatie over AI-herkomst, conceptstatus, menselijke controle en de beperkingen van een functie moet waar toepasselijk ook bij overdracht behouden blijven. Een exportformaat verandert de juridische kwalificatie van een functie niet. De precieze verplichtingen worden per functie en outputtype uitgewerkt in de bijbehorende v4.0-documenten.

11. Samenhang en rechtsbronnen

Deze Regeling wordt ingevoerd als onderdeel van de samenhangende v4.0-set. De Algemene Voorwaarden regelen onder meer totstandkoming en einde van het Abonnement; de Verwerkersovereenkomst regelt instructies, bijstand en afwikkeling van persoonsgegevens; de Privacyverklaring beschrijft eigen verwerkingen en bewaarbeleid. Familiemodules vullen specifieke beroepscontexten aan. De definitieve versies en vindplaatsen worden bij de invoering beschikbaar gesteld op een wijze die opslag en latere raadpleging mogelijk maakt.

Relevante wettelijke bronnen zijn onder meer:

• AVG, Verordening (EU) 2016/679, in het bijzonder artikelen 5, 6, 12 tot en met 22, 28 en 32;
• Data Act, Verordening (EU) 2023/2854, in het bijzonder hoofdstuk VI en toepasselijke interoperabiliteitsbepalingen;
• BW Boek 7, waaronder artikelen 454 tot en met 457 en 464, en de toepasselijke zorg- en sectorwetgeving;
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg, waaronder artikelen 15d en 15e over toepasselijke elektronische inzage, afschriften en informatie over elektronische gegevensverstrekking en raadpleging;
• UAVG en de Verzamelwet gegevensbescherming, waaronder de actuele vertegenwoordiging en specifieke dossieroverdracht; de betreffende wijzigingen gelden sinds 1 september 2026;
• EHDS, Verordening (EU) 2025/327, waaronder artikel 105.

Versie en wijzigingsoverzicht

Deze v4.0-versie bouwt voort op de Regeling v3.7 en het interne v3.9.9-concept. De belangrijkste wijzigingen zijn de specifieke rangorde, het onderscheid tussen archiefkopie en definitieve teruggave, de beperkte continuïteitsdienst, de gegevens- en kostenafbakening, veilige verificatie en levering en de actuele regels voor overstappen en dossieroverdracht. Een volledig wijzigingsoverzicht wordt bij geldige invoering beschikbaar gesteld. Het opstellen van dit document wijzigt bestaande overeenkomsten niet.