Privacyverklaring Hysio B.V.

Tekstrevisie: 15 september 2026. Versie 4.0.
Revisie-ID: D02-PUB-20260915

Tekstdatum: 15 september 2026.

Versie: 4.0
Documentdatum en peildatum: 15 september 2026
Ingangsdatum: 15 september 2026
Voorgangers: gepubliceerde pakketversie 3.7 en interne schrijfvoorganger 3.9.9
Taal: Nederlands
Beoogde publicatielocatie: https://hysio.nl/privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens Hysio verwerkt bij haar eigen dienstverlening en welke inhoud zij in opdracht van Klanten verwerkt. De normen en bewaartermijnen in deze verklaring zijn afspraken waaraan Hysio zich bindt. Waar een norm nog niet volledig technisch is afgedwongen, geldt hij als verplichting van Hysio en niet als beschrijving van een al gerealiseerde maatregel. Hysio actualiseert deze verklaring zodra een inrichting verandert.

1. Identiteit, contact en definities

1.1 Hysio B.V.

Hysio B.V. is gevestigd aan De Aak 11, 7908 EL Hoogeveen, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98649744 en bekend onder btw-nummer NL868584575B01.

Contact:

• privacyverzoeken en datalekmeldingen: privacy@hysio.nl;
• algemene ondersteuning: support@hysio.nl;
• informatie over dienstverleners en gegevensbescherming: compliance@hysio.nl;
• juridische correspondentie: legal@hysio.nl.

Voor de zorgbrede dienstverlening onder versie 4.0 richt Hysio onafhankelijk privacytoezicht door een functionaris voor gegevensbescherming (FG) in. De benoeming, deskundigheid, onafhankelijkheid, benodigde middelen, bereikbaarheid en melding van contactgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens worden vóór de betrokken dienstverlening geregeld. De FG kan intern of extern worden aangesteld en heeft geen taken die tot een belangenconflict leiden. Totdat een afzonderlijke FG-contactroute bekendgemaakt is, behandelt de privacycoördinator berichten via privacy@hysio.nl; die coördinator is daarmee niet automatisch de FG.

De wettelijke aanstelplicht wordt beoordeeld op de werkelijke kernactiviteiten, aard, omvang, duur en geografische spreiding van de verwerking. Een intern patiëntenaantal is geen wettelijke vrijstelling. Een verplichte aanstelling mag niet drie maanden worden uitgesteld nadat de verplichting geldt. Een herbeoordeling vindt plaats bij wezenlijke groei of verandering van gegevens en functies, en ten minste jaarlijks.

1.2 Het platform

Hysio is een AI-gestuurd platform voor beroepsmatige documentatie en afzonderlijk beschreven ondersteuning. Professionals kunnen broninformatie laten transcriberen, structureren, samenvatten en bewerken tot een concept. Bepaalde functies kunnen ook overwegingen, werkhypothesen of voorstellen formuleren. Dat wordt per functie beschreven; niet iedere functie is uitsluitend brongebonden verslaglegging.

De bevoegde professional controleert de juiste bron, feitelijke juistheid, ontbrekende informatie en betekenis vóór beroepsmatig gebruik. Die controleplicht betekent niet dat iedere verwerking of doorgifte technisch op een goedkeuringsklik wacht.

1.3 Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor persoonsgegevens bij het webplatform, de website, account- en klantcontact, betalingen, beveiliging en de aangeboden functies. Geactiveerde API-, hosted- en dossierkoppelingen vallen onder hun eigen beschreven route en afspraken. Een ontwikkelomgeving, testbuild, mobiele toegang of playground is niet alleen door een gedeelde naam gelijk aan de vrijgegeven dienstverlening.

Voor iedere route worden vóór gebruik met echte zorggegevens de verwerkingsketen, ontvangers, bevoegdheden en waarborgen vastgesteld. De Privacyverklaring is informatie over gegevensverwerking. Het lezen of aanvaarden van algemene voorwaarden is geen toestemming om persoonsgegevens voor ieder mogelijk doel te gebruiken.

1.4 Doelgroep en bevoegdheidsroutes

Hysio is uitsluitend bestemd voor beroepsmatig gebruik. Een Klant of Gebruiker kan vallen onder:

1. 1. een registerberoep van artikel 3 Wet BIG;
2. 2. een opleidingstitel of andere gereguleerde route van artikel 34 Wet BIG;
3. 3. een niet-BIG-beroep met verplichtingen uit een sectorwet, register, beroepscode, opdracht of overeenkomst;
4. 4. het veterinaire stelsel onder de Wet dieren en het Diergeneeskunderegister.

Deze routes zijn niet onderling gelijk. Hysio verleent geen beroepsbevoegdheid. De Klant bepaalt welke registratie, opdracht, deskundigheid, bekwaamheid, geheimhouding en sectorregels voor een concrete Gebruiker en Werkstroom gelden.

1.5 Definities

De termen zorgaanbieder en hulpverlener worden alleen gebruikt wanneer de toepasselijke wet of feitelijke rol dit draagt. Niet iedere Klant is een Wkkgz-zorgaanbieder, WGBO-hulpverlener of BIG-geregistreerde beroepsbeoefenaar.

2. Rollen onder de AVG

2.1 Hysio als verwerkingsverantwoordelijke

Hysio bepaalt doel en essentiële middelen voor de eigen zakelijke relatie, accountadministratie, authenticatie, abonnementen, betalings- en fiscale administratie, noodzakelijke capaciteitsmeting, beveiliging van de eigen dienst, zakelijke communicatie en het verwijzingsprogramma. Voor die afzonderlijke verwerkingen is Hysio verwerkingsverantwoordelijke.

Support is niet één onverdeelde categorie. Naam, bereikbaarheid en ticketafhandeling horen bij het eigen klantcontact. Toegang tot patiënt- of cliëntinhoud om een concrete opdracht of fout te herstellen blijft verwerking onder de instructie van de verantwoordelijke voor die inhoud. Een supportverzoek geeft geen toestemming voor hergebruik van zorginhoud.

2.2 Hysio als verwerker

Voor de inhoud die een bevoegde professional in de overeengekomen functies laat verwerken, handelt Hysio als verwerker op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkersovereenkomst v4.0 legt onderwerp, doel, gegevens, betrokkenen, duur en waarborgen vast. Als de Klant zelf verwerker is, moeten de feitelijke verantwoordelijke, het mandaat en de doorgelegde verplichtingen vooraf zijn vastgelegd; Hysio kan dan subverwerker zijn.

Deze rol geldt alleen voor de verwerking namens die partij. Hysio mag die inhoud niet op eigen initiatief voor andere doelen gebruiken. Als Hysio toch eigen doeleinden en essentiële middelen bepaalt, volgt de wettelijke kwalificatie uit die feitelijke handeling; de contractnaam neemt die verantwoordelijkheid niet weg.

2.3 De rol volgt uit de feiten

Een solo-professional, praktijk, instelling, opdrachtgever of andere organisatie kan Verwerkingsverantwoordelijke zijn. Een Klant kan ook handelen als medewerker, opdrachtnemer, verwerker of verlengde arm van een andere verantwoordelijke. De contractnaam wijzigt de feitelijke kwalificatie niet.

Een partij in een API-, postback- of andere integratieketen kan, afhankelijk van doel en middelen, verwerker, sub-verwerker, zelfstandig verantwoordelijke of gezamenlijk verantwoordelijke zijn. Hysio neemt die rol niet vooraf aan.

Als partijen gezamenlijk doel en essentiële middelen bepalen, leggen zij hun verantwoordelijkheden vast volgens AVG artikel 26 en maken zij de wezenlijke inhoud daarvan toegankelijk voor betrokkenen. Alleen samenwerken, dezelfde infrastructuur gebruiken of een vergoeding ontvangen maakt partijen niet automatisch gezamenlijk verantwoordelijk. Een betrokkene behoudt de rechten tegenover iedere daadwerkelijk verantwoordelijke partij.

2.4 Geheimhouding

Het beroepsgeheim rust op de professional voor zover de toepasselijke wet of beroepsnorm dat bepaalt. Hysio neemt dit persoonlijke beroepsgeheim niet over. Hysio waarborgt als verwerker dat personen met toegang tot Klantdata tot geheimhouding zijn verplicht en dat toegang beperkt blijft tot wat voor hun taak noodzakelijk is.

2.5 Betalingen

Voor de beoordeelde betaaltransacties verwerkt Mollie B.V. gegevens voor haar eigen betaal- en wettelijke financiële taken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Hysio verwerkt de account-, transactie- en factuurgegevens die voor het abonnement en de eigen administratie nodig zijn.

Die kwalificatie is dienstspecifiek. Een afzonderlijk product zoals Mollie Invoicing kan volgens de daarvoor geldende afspraken een verwerkersrol hebben. Het gebruik daarvan wordt niet uit alleen de aanwezigheid van Mollie-betalingen afgeleid. De eigen verwerking van Mollie staat in de privacyverklaring van Mollie.

3. Welke gegevens Hysio verwerkt

3.1 Account- en identificatiegegevens

Naam, zakelijk e-mailadres, gehasht wachtwoord, taalvoorkeur, gekozen beroep of segment, toegekende rol, accountstatus en registratie- en gebruiksmomenten. Voor een persoonlijk account zijn in ieder geval de noodzakelijke naam- en contactgegevens nodig. Zonder die gegevens kan Hysio het account en de daarbij horende ondersteuning niet aanbieden.

De Klant kan noodzakelijke werkcontact- en bevoegdheidsgegevens aanleveren voor een medewerker. Een beroepskeuze of technisch toegangsniveau bewijst niet dat een beroepsregistratie, behandelrelatie of bevoegdheid juridisch gecontroleerd is.

3.2 Bedrijfs-, factuur- en betaalgegevens

Bedrijfsnaam, factuuradres, postcode, plaats, land, btw-gegevens, overeengekomen pakketten, facturen, betaalstatus, tegoeden en identificatoren voor klant, betaling, mandaat en abonnement bij Mollie. Hysio geeft voor de betaalroute onder meer de noodzakelijke accountnaam, het e-mailadres, bedrag, omschrijving en betalingsmetadata door.

Het betaalmiddel wordt via de betaalomgeving afgehandeld. De financiële administratie is gescheiden van de inhoud van zorgdocumentatie; zorginhoud hoort niet in een betaalomschrijving, factuur of betalingsmetadata.

3.3 Verwijzingsgegevens

Een HysioCode, wie de code heeft uitgegeven en toegepast, de toepasselijke proef- en betaalroute, kwalificerende betalingen en toegekende of teruggedraaide tegoeden. Voor de toekenning is beperkte informatie over deelname en betaling nodig. De verwijzer krijgt geen toegang tot de zorginhoud of het dossier van de verwezen Klant.

Codecontrole behoort niet meer persoonsgegevens van de verwijzer te tonen dan voor herkenning en een juiste toepassing nodig is. De code mag niet worden gebruikt om namen van accounts op te zoeken. De deelnamevoorwaarden en beloningsgrenzen staan in de Algemene Voorwaarden.

3.4 Authenticatie-, browser- en beveiligingsgegevens

Hysio verwerkt toegangsbewijzen en hun noodzakelijke metadata, zoals eigenaar, rechten, aanmaak, verval en intrekking, en gegevens over inloggen, mislukte pogingen, IP-adres en apparaat of browser voor zover nodig voor toegang en beveiliging. Een toegangsbewijs kan lokaal op het apparaat staan terwijl de server een gehashte referentie bewaart.

Een gewone login, een API-sleutel en een sessiegebonden hostedlink hebben verschillende rechten en levensduur. Een nieuwe activiteit kan bij een gewone login de geldigheid verlengen. Het intrekken van één sleutel beëindigt niet zonder meer alle eerder afgegeven links. Hysio richt beëindiging en intrekking daarom per toegangsroute in.

3.5 Gebruiks- en capaciteitsgegevens

Hysio verwerkt de gekozen functies en versies, sessie- en verwerkingsstatus, tijdstippen, pakketperiode, verbruiksregistraties en foutstatus die nodig zijn voor capaciteit en het overeengekomen aanbod. Het aantal Sessies en de hoeveelheid tekstverwerking zijn verschillende gegevens. De tekstmeting kan invoer, output en aanvullende AI-bewerkingen omvatten; een extra omzetting naar gestructureerde uitvoer kan een eigen verwerking zijn.

Hysio gebruikt deze administratieve gegevens niet als zelfstandige beoordeling van de medische kwaliteit of arbeidsproductiviteit van een professional. De betekenis van capaciteit en correcties bij technische mislukking staan in de Algemene Voorwaarden en Fair Use Policy.

3.6 Communicatie- en supportgegevens

Naam, e-mailadres, onderwerp, vrije berichtinhoud, supportcorrespondentie, feedback, sessiewaardering en waar meegestuurd de pagina, Werkstroom of sessiereferentie. Bezorg- en foutmetadata kunnen deel zijn van de mailafhandeling. Vrije feedback kan ook per ongeluk zorginhoud bevatten.

Stuur voor gewone ondersteuning geen patiëntdossier of onnodige identificerende gegevens mee. Voor noodzakelijk inhoudelijk onderzoek spreekt Hysio een afgebakende veilige route af. Automatische foutmeldingen, weergavebeveiliging of het verwijderen van opmaak maken een bericht niet anoniem.

3.7 Klantdata in Werkstromen

Afhankelijk van de geactiveerde Werkstroom kan Hysio antwoorden op vragen, vrije tekst, professionele observaties, gegevens uit documenten, audio, transcriptie, correcties en concept-output verwerken. Deze gegevens kunnen gezondheidsgegevens en andere bijzondere of gevoelige gegevens bevatten. Afhankelijk van de concrete Werkstroom kan Klantdata ook genetische gegevens, gegevens over zwangerschap of voortplanting, psychiatrische of verslavingsgegevens, dwangzorggegevens, jeugd- en gezagsgegevens, arbeidsmedische gegevens en, in een forensische context, persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten bevatten. Voor persoonsgegevens onder AVG artikel 10 bepaalt de Verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke wettelijke basis en passende waarborgen.

De actuele catalogus en profielconfiguratie bepalen welke velden en outputtypen beschikbaar zijn. Een catalogusvermelding bewijst niet dat een Werkstroom is gebouwd, gepubliceerd of voor ieder profiel beschikbaar is.

3.8 Optionele clientcontext

Een functie kan optionele cliëntcontext zoals leeftijdscategorie of geslacht gebruiken. Vul die alleen in als de informatie nodig en rechtmatig is. De functieomschrijving vermeldt welke context wordt verwerkt en waarvoor.

Een AI-model kan uit vrije tekst aanvullende verbanden of vermoedens afleiden. Daarom is een leeg gestructureerd veld op zichzelf geen technische garantie dat nergens een afleiding ontstaat. Hysio presenteert een onbekend gegeven niet als vastgesteld feit; de professional controleert dit ook in gegenereerde tekst, hypotheses en afgeleide uitvoer.

3.9 Audio en transcriptie

Bij een Werkstroom met opname verwerkt Hysio audio voor transcriptie. De opname kan namen, stemgeluid, gezondheidsgegevens en gegevens van aanwezige derden bevatten. De Klant bepaalt vooraf of opname is toegestaan, informeert betrokkenen waar nodig en borgt de toepasselijke grondslag en geheimhouding.

Hysio verwerkt ook lokale opnamefragmenten en tijdelijke bestanden wanneer de functie die nodig heeft voor opnemen, verzenden of herstel. Stemgeluid is persoonsgegevens wanneer iemand herkenbaar is; het is niet alleen door transcriptie biometrische identificatie in de zin van AVG artikel 9. Hysio biedt met de beschreven transcriptieroute geen stemidentificatie of emotieherkenning aan. Gebruik voor een ander dergelijk doel valt niet onder deze verklaring of instructie.

3.10 Documenten en concept-output

Geüploade bestanden kunnen tekst, afbeeldingen, metadata en identifiers bevatten. De functie bepaalt welke inhoud kan worden uitgelezen. Toelaten van een bestandsformaat bewijst niet dat iedere pagina, afbeelding, tabel of scan inhoudelijk is herkend. Hysio beschrijft relevante invoerbeperkingen en de professional controleert de volledigheid.

Bij opgeslagen Sessies kunnen de oorspronkelijke invoer, het eerste resultaat, latere correcties en gestructureerde uitvoer naast elkaar bestaan. Een correctie van de zichtbare tekst wist de eerdere opgeslagen inhoud niet automatisch. Ook een titel of bestandsnaam kan persoonsgegevens bevatten. Verwerking en verwijdering moeten daarom alle relevante gegevensvelden en kopieën omvatten.

3.11 Log-, incident- en exportgegevens

Technische gebeurtenis- en foutgegevens dienen beschikbaarheid, beveiliging en begrensde foutanalyse. Foutmeldingen, bestandsnamen, paden, sessietitels of ingevoerde waarden kunnen persoonsgegevens bevatten. Hysio beperkt de inhoud en toegang, voorkomt onnodige zorginhoud in logs en verwijdert of schermt onbedoelde inhoud af zodra dit wordt vastgesteld. Het doel is niet het routinematig lezen van alle zorgdocumentatie.

Voor een incident worden de aard, omvang, gevolgen, maatregelen en meldafweging vastgelegd voor zover nodig. Voor teruggave, inzage en export worden de aanvraag, bevoegdheidscontrole, gegevensscope, aflevering, eventuele gebreken en afwikkeling vastgelegd zonder het volledige dossier nogmaals als bewijskopie te bewaren. De bewaartermijnen volgen het specifieke doel in hoofdstuk 7.

3.12 Aanvaardings- en versiegegevens

Voor contractbewijs bewaart Hysio welke partij welke documentversie op welk tijdstip aanvaardt en welke betrokken dienst of offerte daarbij hoort. Alleen aanvullende technische bewijsgegevens die daarvoor noodzakelijk zijn worden opgenomen. Een zichtbare checkbox is op zichzelf geen duurzaam bewijs van de aanvaarde versie.

Hysio houdt de verstrekte contractstukken en latere wijzigingen herleidbaar. Deze bewijsregistratie dient de overeenkomst en concrete rechtsbescherming; zij is geen grond om alle zorginhoud, volledige browserprofielen of alle gebruiksgeschiedenis als contractbewijs te bewaren.

3.13 Derden-, gezags- en ontvangergegevens

Klantdata kan ook persoonsgegevens bevatten van ouders, vertegenwoordigers, gezagsdragers, familieleden, verwijzers, collega-professionals, melders, getuigen, benadeelden, verzekeraars of andere derden. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt of een informatieplicht uit AVG artikel 14 geldt en of een wettelijke uitzondering van toepassing is.

In jeugd- en gezagscontext neemt Hysio niet aan wie gezag, toestemming of vertegenwoordiging heeft. In arbeid en verzuim is de werkgever niet de ontvanger van diagnose, testuitslag of medische privégegevens. Hysio bepaalt niet zelfstandig welke functionele informatie een bevoegde professional mag delen.

3.14 Dierdata en gegevens van mensen

Gegevens over een dier zijn op zichzelf geen persoonsgegevens onder de AVG. Naam, contactgegevens en andere gegevens van een eigenaar, houder, cliënt of professional kunnen dat wel zijn. Incidentele menselijke gezondheidsgegevens blijven afzonderlijk bijzondere persoonsgegevens. Hysio en de Klant voegen deze categorieën juridisch niet samen.

3.15 Identificerende nummers en dataminimalisatie

De Klant beperkt namen, nummers en andere identificerende gegevens tot wat voor de concrete verwerking nodig en rechtmatig is. Gebruik waar mogelijk een pseudoniem of minimaal identificerende aanduiding. Pseudonieme gegevens blijven persoonsgegevens zolang herleiding mogelijk is.

Een BSN mag alleen worden verwerkt binnen een specifieke wettelijke bevoegdheid en het daarvoor toegestane doel. Alleen toestemming, een behandelrelatie, een BIG-registratie of een gewoon invoerveld is geen algemene BSN-bevoegdheid. De Verwerkersovereenkomst verleent die bevoegdheid evenmin.

Een naam of nummer dat in vrije tekst, audio of een document wordt meegestuurd kan ook de AI-dienstverlener bereiken. Weglaten in de uiteindelijke output maakt die eerdere verwerking niet ongedaan. Hysio belooft geen universele automatische anonimisering van alle invoer.

3.16 Lokale herstelgegevens

Een daarvoor ingerichte opname- of sessiefunctie kan audiofragmenten, transcripties, notities en concepten in de browser op het apparaat bewaren voor herstel. Dat kan al gebeuren voordat alle inhoud de server bereikt. Deze lokale laag wordt niet automatisch meegenomen in een centraal exportarchief. Hoofdstukken 7 en 8 beschrijven doel, duur en opruiming.

3.17 Integratie- en aflevergegevens

Een geactiveerde koppeling kan sessie-identificatoren, toegangsrechten, ontvangerconfiguratie, invoer, oorspronkelijke of gewijzigde Output, gestructureerde uitvoer en afleverstatus verwerken. Een extra AI-omzetting van tekst naar een gekozen JSON-layout is een afzonderlijke inhoudelijke bewerking, geen neutrale kopie van de database. Alleen de gegevens en ontvanger uit de vastgelegde integratieafspraak mogen worden gebruikt. Een generieke sleutel is niet automatisch een afzonderlijke klant- of dossiergrens.

3.18 Interne zakelijke organisatie en AI-bijstand

Hysio verwerkt ook geselecteerde zakelijke correspondentie, agenda- en taakgegevens, vergaderinformatie en onderzoeksnotities om afspraken, ondersteuning en interne werkzaamheden te organiseren. Daaruit kunnen samenvattingen, taken en conceptteksten ontstaan, mede met AI-bijstand. Dit is onderscheiden van de verwerking van zorginhoud in de door de Klant afgenomen functies.

Hysio beperkt de selectie tot wat voor de concrete taak noodzakelijk is. De aanwezigheid van gegevens in een mailbox of overleg geeft geen algemene toestemming voor hergebruik, volledige mailboxdoorgifte of opname in modeltraining. Vertrouwelijke en gevoelige gegevens krijgen een afzonderlijke noodzakelijkheidstoets en passende bescherming.

4. Doeleinden en grondslagen

4.1 Verwerkingen waarvoor Hysio verantwoordelijk is

Hysio bepaalt voor iedere eigen verwerking vooraf de passende grondslag. De onderstaande splitsing voorkomt dat een overeenkomst met een organisatie automatisch als een overeenkomst met al haar medewerkers wordt behandeld.

Onder c verwijst naar een echte wettelijke plicht, bijvoorbeeld fiscale administratie of AVG-verplichtingen; een eigen beleidsregel wordt daardoor niet wettelijk verplicht. Bij gerechtvaardigd belang beoordeelt Hysio het concrete belang, de noodzakelijkheid, minder ingrijpende mogelijkheden en de gevolgen voor betrokkenen. Een zwaarwegend bezwaar wordt inhoudelijk behandeld volgens hoofdstuk 10.

Toestemming voor optionele verwerking staat los van het afsluiten van het abonnement. Je kunt die toestemming steeds intrekken zonder nadelige gevolgen voor de verwerking die al rechtmatig plaatsvond. Voor elektronische marketing gelden daarnaast de regels voor het gekozen communicatiekanaal. Zorginhoud wordt niet gebruikt voor advertenties, marketingprofielen of het verwerven van nieuwe klanten.

Gewone zakelijke support-, beveiligings-, incident- en claimadministratie bevat geen onnodige gezondheids- of strafrechtelijke inhoud. Concreet herstel van klantinhoud blijft de opdrachtverwerking uit artikelen 2.1 en 2.2. Als noodzakelijke gevoelige inhoud toch voor een eigen Hysio-doel moet worden verwerkt, stelt Hysio vooraf naast artikel 6 ook de toepasselijke uitzondering uit artikel 9 of de wettelijke voorwaarden van artikel 10 vast. Hysio beperkt de selectie, toegang en bewaartermijn tot dat doel. Voor een concrete noodzakelijke rechtsvordering kan artikel 9 lid 2 onder f relevant zijn; dit is geen algemene uitzondering voor support, beveiliging, kwaliteitscontrole of toekomstig productonderzoek. Het ongevraagd meesturen van gevoelige gegevens geeft geen toestemming voor hergebruik.

Voor de in artikel 3.18 beschreven interne organisatie gebruikt Hysio artikel 6 lid 1 onder b voor zover de verwerking objectief noodzakelijk is voor een overeenkomst met de betrokkene of diens gevraagde voorbereidende stappen. In andere zakelijke contacten kan artikel 6 lid 1 onder f gelden voor zorgvuldige organisatie, beantwoording en voorbereiding van werkzaamheden. Hysio toetst per taak de noodzakelijkheid, minder ingrijpende mogelijkheden en de belangen van correspondenten en andere betrokkenen. Bezwaar is mogelijk volgens hoofdstuk 10. Bij noodzakelijke bijzondere persoonsgegevens is daarnaast een werkelijk toepasselijke uitzondering vereist; een zakelijke relatie of nuttige AI-samenvatting is daarvoor niet voldoende.

4.2 Klantdata en bijzondere persoonsgegevens

Voor de verwerking van inhoud namens de Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2.2 handelt Hysio op gedocumenteerde instructie. De brede contractterm Klantdata bepaalt niet op zichzelf de privacyrol; voor de eigen, afzonderlijke verwerkingen gelden artikelen 2.1 en 4.1. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt voor iedere verwerking een grondslag uit AVG artikel 6 en, voor bijzondere persoonsgegevens, een toepasselijke uitzondering uit AVG artikel 9. Een uitzondering uit artikel 9 vervangt artikel 6 niet.

Onderstaande matrix beschrijft mogelijke routes. De toepasselijkheid volgt uit de concrete taak, actor, wettelijke bevoegdheid en noodzakelijkheid; niet alleen uit de beroepsnaam:

De Verwerkingsverantwoordelijke legt de gekozen combinatie vast in de eigen privacy-informatie en, waar vereist, het verwerkingsregister en de DPIA. Hysio beslist deze profielmapping niet namens de Klant.

4.3 Multi-regime voor dossiers

Er bestaat geen universele medische bewaartermijn voor alle Klanten. Afhankelijk van beroep, taak en context kunnen onder meer de WGBO, Jeugdwet, Wmo 2015, Wvggz, Wzd, Wkkgz, Wet publieke gezondheid, arbeidsrecht, regels voor keuringen of het veterinaire stelsel gelden.

Waar de WGBO van toepassing is, geldt in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging of langer voor zover goede hulpverlening dit redelijkerwijs vereist, met een afzonderlijk vernietigingsrecht en mogelijke uitzonderingen. Voor jeugdhulpdossiers geldt op grond van Jeugdwet artikel 7.3.8 lid 3 in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging, of langer voor zover goede jeugdhulpverlening dit redelijkerwijs vereist, met eigen regels voor toestemming, vertegenwoordiging en vernietiging. Termijnen onder de Wmo 2015 verschillen naar partij en taak. Bij keuringen kan de WGBO via BW artikel 7:464 doorwerken en kan een blokkeringsrecht gelden. Voor veterinaire dossiers geldt het humane WGBO-regime niet automatisch. De Klant bepaalt welke termijn en welk recht voor het eigen dossier gelden.

4.4 Herkomst en informatie aan betrokkenen

Gegevens kunnen rechtstreeks van de betrokkene komen, van de contracterende organisatie, een bevoegde professional, een aangeleverde opname of document, een geactiveerde koppeling of een betaal- of communicatiepartner. AI-output kan nieuwe afleidingen bevatten die niet letterlijk in de bron staan.

Voor eigen Hysio-verwerkingen waarbij gegevens niet rechtstreeks zijn verkregen, geeft Hysio de informatie die AVG artikel 14 vereist: onder meer categorieën, herkomst, doelen, grondslag, ontvangers, termijn en rechten. Dat gebeurt binnen de toepasselijke termijn, uiterlijk binnen één maand, of eerder bij het eerste contact of de eerste verstrekking wanneer het artikel dat vereist. Een wettelijke uitzondering wordt concreet beoordeeld en vastgelegd. De algemene verwijzing naar deze verklaring vervangt geen vereiste actieve informatie.

Voor Klantdata verstrekt de verantwoordelijke de passende informatie aan patiënten, cliënten en derden. Hysio geeft daarvoor de benodigde leveranciersinformatie en een cliënttemplate; het gebruik van de template neemt die eigen informatieplicht niet over.

5. Ontvangers en sub-verwerkers

Hysio verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet. Hysio deelt gegevens alleen voor de dienstverlening, beveiliging, administratie, professioneel advies of een wettelijke verplichting.

5.1 Hosting

Contabo GmbH is de in de bestaande dienstverlening aangewezen hostingdienstverlener. De voor v4.0 overeengekomen hostingroute gebruikt infrastructuur binnen de EER. Daarbij kunnen databases, accountgegevens, opgeslagen sessie-inhoud en noodzakelijke bestanden worden verwerkt. Contabo is subverwerker voor de inhoud die Hysio namens de Klant verwerkt, en verwerker voor eigen Hysio-administraties die daar op instructie worden gehost.

Het Subprocessor Register specificeert de betrokken dienst, juridische entiteit, opslag- en toegangslocaties en verdere keten. De gekozen locatie van een server is geen zelfstandige garantie over alle ondersteunings-, log- of back-uproutes.

5.2 Tekstverwerking

Voor tekstverwerking gebruikt Hysio een dienst van Google. Hysio bindt zich eraan voor deze functie alleen een route te gebruiken waarvan de inhoudelijke verwerking binnen de Europese Unie blijft, en legt de gekozen route per dienst vast. De contractpartij voor deze dienst is Google Cloud EMEA Limited, gevestigd in Ierland, voor zover dit volgt uit de werkelijk toepasselijke overeenkomst; de geldende entiteit staat in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst. Een algemene route zonder vastgelegde EU-binding is voor deze functie niet toegelaten.

Hysio legt voor deze dienst contractueel vast dat op Klantdata geen modeltraining plaatsvindt en dat de bewaartermijn per verwerkingsfunctie is bepaald. Welke dienst, juridische entiteit, verwerkingslocatie en verdere ontvangers op enig moment gelden, staat in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst; die opgave is bindend en leidend. Verandert de route, dan gelden de aankondigings-, bezwaar- en beëindigingsrechten uit de Verwerkersovereenkomst.

Hysio noemt geen modelnamen of modelversies. Dat is bedrijfsgevoelige informatie en voor de beoordeling van deze verwerking niet nodig: bepalend zijn de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerkende entiteit, de verwerkingslocatie, de bewaartermijn en de doorgiftewaarborg.

5.3 Spraak-naar-tekst

Voor spraak-naar-tekst gebruikt Hysio een dienst van Groq. De contractpartij voor deze dienst is Groq UK Limited, voor zover dit volgt uit de werkelijk toepasselijke overeenkomst; de geldende entiteit staat in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst. De transcriptieverwerking kan in de Verenigde Staten plaatsvinden. Voor die doorgifte gelden modelcontractbepalingen module 3 en een bijbehorende doorgiftebeoordeling. De contractspartij, de verdere keten en elke relevante doorgifte staan in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst.

Voor deze route verlangt Hysio vooraf overeengekomen uitsluiting van algemene modeltraining en geteste uitsluiting van inhoudelijke providerretentie. Een optionele instelling is pas een waarborg voor de betrokken verwerking als zij daadwerkelijk op het gebruikte account en product geldt. Noodzakelijke inhoudsarme gebruiksmetadata en de eigen audio-opslag bij Hysio zijn afzonderlijke verwerkingen.

5.4 E-mail en ondersteuning

Voor verificatie, wachtwoordherstel, abonnementsberichten en ondersteuning gebruikt Hysio een vooraf vastgelegde mailroute. Resend is de daarvoor ingerichte dienst. Welke juridische entiteit en maildienst per berichtcategorie zijn ingeschakeld, staat in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst en het Subprocessor Register; die opgave is leidend.

Bij eigen accountcommunicatie verwerkt de maildienst de noodzakelijke persoonsgegevens in opdracht van Hysio. Wanneer een toegelaten inhoudelijke supportmail Klantdata bevat, moet ook de bijbehorende subverwerkersketen zijn afgedekt. De bestemming, metadata, toegangs- en bewaartermijnen worden per categorie vastgelegd. Hysio stuurt geen volledige dossiers via gewone accountmail en beperkt onbedoelde zorginhoud in feedback.

5.5 Mollie B.V.

Voor de betaalroute ontvangt Mollie de gegevens die nodig zijn voor het afhandelen van de betaling en haar eigen financiële verplichtingen. Medische of andere zorginhoud hoort niet in die gegevensstroom. De rol is omschreven in 2.5; een eventuele andere Mollie-dienst wordt afzonderlijk beoordeeld.

5.6 Adviseurs en autoriteiten

Hysio kan minimaal noodzakelijke gegevens delen met een advocaat, accountant, auditor of andere adviseur onder geheimhouding. Hysio verstrekt gegevens aan een bevoegde autoriteit wanneer daarvoor een geldige wettelijke verplichting bestaat. Bij een verzoek van buiten de Europese Unie beoordeelt Hysio ook AVG artikel 48 en hoofdstuk V.

5.7 Wijzigingen in sub-verwerkers

Hysio kondigt een voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste dertig kalenderdagen vóór de eerste betrokken verwerking rechtstreeks aan het contractcontact aan. De aankondiging beschrijft de entiteit, dienst, gegevens, landen, waarborgen, reden en ingangsdatum. Een stil gewijzigde webpagina is geen vervanging van de kennisgeving.

De verantwoordelijke kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken wegens gegevensbeschermingsbelangen. Hysio onderzoekt een passende oplossing of beperking; de betrokken nieuwe verwerking begint niet zolang een tijdig gemotiveerd bezwaar onopgelost is. De oplossing en eventuele kosteloze beëindiging van het getroffen onderdeel volgen de Verwerkersovereenkomst. Rechten van betrokkenen blijven onverkort gelden.

5.8 Dienstverleners voor interne zakelijke verwerking

Voor artikel 3.18 kunnen bevoegde medewerkers en de voor de concrete taak gebruikte mail-, agenda-, opslag-, vergader- en AI-dienstverleners noodzakelijke gegevens ontvangen. Deze eigen zakelijke diensten zijn niet automatisch dezelfde keten als de productsubverwerkers. Hysio beoordeelt per dienst de rol, contractvoorwaarden, gegevensscope, toegang, bewaartermijn en eventuele internationale doorgifte. Een betaald account of factuur op naam van Hysio bewijst die waarborgen niet.

De toepasselijke ontvangers en waarborgen worden voor de concrete verwerking kenbaar gemaakt; informatie is ook verkrijgbaar via privacy@hysio.nl. Dit vervangt niet de verplichting om betrokkenen tijdig en passend te informeren. Een externe dienst wordt niet alleen vanwege haar beschikbaarheid gebruikt voor vertrouwelijke of gevoelige gegevens.

6. Internationale doorgiften en inactieve fallback

6.1 Doorgiften

Per gegevensroute maakt Hysio kenbaar waar opslag, verwerking en relevante ondersteuning plaatsvinden. Voor hosting en tekstverwerking geldt als norm dat de verwerking binnen de Europese Economische Ruimte blijft; voor tekstverwerking bindt Hysio zich daarnaast aan een EU-gebonden route en legt zij die route vast. De transcriptieroute kan Amerikaanse verwerking omvatten en is daarom als doorgifte ingericht. Opslag binnen de EU sluit toegang vanuit een ander land niet op zichzelf uit; daarom beoordeelt Hysio per route ook de toegangs- en ondersteuningsketen.

Voor een doorgifte naar een derde land is een toepasselijke grondslag uit AVG hoofdstuk V nodig. Bij een adequaatheidsbesluit wordt gecontroleerd of land, entiteit, gegevens en dienst werkelijk binnen de geldige reikwijdte vallen. Waar Standard Contractual Clauses (SCCs) worden gebruikt, moeten de juiste partijen, module, keten en bijlagen rechtsgeldig zijn overeengekomen; een noodzakelijke TIA en aanvullende maatregelen horen daarbij. Een Britse contractpartij maakt verdere Amerikaanse verwerking niet automatisch rechtmatig.

Het Subprocessor Register noemt per route de werkelijke waarborg. Hysio controleert toepasselijkheid vóór activering en bij relevante wijzigingen, en periodiek ten minste jaarlijks. Deelnemersstatus onder het EU-US Data Privacy Framework wordt bovendien vóór een beroep daarop en ten minste elk kwartaal gecontroleerd. Een gewijzigde of vervallen waarborg vraagt meteen herbeoordeling, beperking of opschorting als rechtmatige voortzetting ontbreekt; een geplande migratie is geen tijdelijke vrijstelling.

Informatie over de toepasselijke waarborg en een passend afgeschermd afschrift van de relevante afspraken zijn verkrijgbaar via legal@hysio.nl. Bij overheidsverzoeken worden ook AVG artikel 48, noodzakelijkheid en eventuele mededelingsverboden getoetst.

6.2 Niet-toegelaten alternatieve tekstverwerking

OpenAI is als configureerbare alternatieve tekstprovider in de technische bron aanwezig. Daarmee is gebruik niet contractueel toegelaten. Hysio laat deze route niet voor Klantdata gebruiken voordat vooraf cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

a. Hysio kondigt de voorgenomen activering ten minste dertig dagen vooraf aan volgens paragraaf 11.2 van de Verwerkersovereenkomst v4.0;
b. de Verwerkingsverantwoordelijke krijgt het bezwaar-, oplossings- en beëindigingsrecht uit paragraaf 11.3 van de Verwerkersovereenkomst v4.0;
c. de status van OpenAI wordt vóór de activeringsdatum in Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst en het Subprocessor Register gewijzigd van inactief naar actief;
d. de voor de juiste OpenAI-entiteit en dienst geldende verwerkersafspraak is vóór de eerste verwerking rechtsgeldig overeengekomen;
e. de toepasselijke doorgiftewaarborg is vóór de eerste verwerking vastgesteld en gedocumenteerd;
f. een bijgewerkte en goedgekeurde routebeoordeling volgens S02 is vóór de eerste verwerking afgerond, met een TIA voor zover de toepasselijke doorgiftewaarborg die vereist; de bredere leveranciers- en risicoafweging blijft een gekozen contractuele voorwaarde;
g. contractuele voorwaarden die modeltraining op Klantdata uitsluiten zijn vóór de eerste verwerking vastgelegd;
h. passende retentie- en accountinstellingen zijn vóór de eerste verwerking geactiveerd, getest en gedocumenteerd;
i. een gedocumenteerde interne juridische review is afgerond en goedgekeurd.

Als niet volledig aan deze voorwaarden is voldaan, blijft OpenAI contractueel inactief voor productieverwerking.

7. Bewaartermijnen en verwijdering

Hysio bewaart gegevens alleen zolang nodig voor het vooraf bepaalde doel, een toepasselijke wettelijke plicht of een rechtmatige instructie. De onderstaande termijnen zijn de gekozen v4.0-bewaarregels. Zij geven geen toestemming om gegevens langer te bewaren wanneer het doel eerder vervalt. Een specifiek rechtmatig verzoek of concreet geschil kan alleen de daarvoor noodzakelijke selectie langer laten bewaren, met een vastgelegde reden, periodieke toets en eindcriterium.

Een veiligheidsblokkade of verlopen toegang maakt de achterliggende persoonsgegevens niet automatisch gewist. Intrekking, verval, lokale verwijdering en definitieve gegevensverwijdering hebben ieder hun eigen uitvoering.

7.1 Drie maanden datacontinuïteit

Na het einde van een abonnement of proefroute zonder aansluitend abonnement biedt de Regeling Datatoegang drie kalendermaanden beperkte continuïteit voor nog rechtmatig beschikbare gegevens. Die dienst omvat bewaring, beveiliging, raadpleging, export en afwikkeling, geen nieuwe gewone AI-productieverwerking.

Een tijdig ontvangen verzoek blijft geldig terwijl passende verificatie of levering loopt. Alleen de daarvoor nodige gegevens worden aangehouden. Een gewone kopie is geen instructie om de hele omgeving te beëindigen of te wissen. Definitieve teruggave, onmiddellijke verwijdering, betrokkenenrechten en overstappen hebben afzonderlijke voorwaarden en termijnen. Teruggave en verwijdering worden niet afhankelijk gemaakt van betaling.

De continuïteitsperiode verlengt geen kortere audiotermijn of andere reeds lopende rechtmatige bewaartermijn. Zij vervangt evenmin de eigen wettelijke dossierplicht van de Klant. Hysio bewaart niet automatisch twintig jaar alle gegevens omdat een zorgprofessional zo’n dossierplicht kan hebben.

7.2 Audio

Voor opnames van arts-patiëntgesprekken gelden de bijzondere voorwaarden uit de Verwerkersovereenkomst, Bijlage 1C en 1D, gebaseerd op het KNMG-beroepsadvies van 9 april 2026: geen externe opslag van de opname en vernietiging zodra een transcript, verslag of andere schriftelijke notitie bestaat. De algemene maxima en hersteluitzonderingen hieronder, ook voor lokale kopieën, geven geen toestemming voor strijdige bewaring van die artsenopname. De volledige route moet aantoonbaar met deze voorwaarden verenigbaar zijn; anders wordt deze opnameroute niet aangeboden of aantoonbaar beperkt. Dit betreft de artsenroute en is geen algemeen wettelijk cloudverbod voor alle beroepen.

De v4.0-bewaarinstructie voor succesvolle transcriptie is: verwijder ruwe audio, normalisaties en segmenten op Hysio-infrastructuur zodra niet meer nodig, uiterlijk vierentwintig uur nadat een bruikbaar transcript beschikbaar is. Audio van een mislukte of onderbroken verwerking wordt eerder verwijderd als herstel niet meer nodig is, en uiterlijk zeven kalenderdagen na ontvangst. Een nieuwe herstelpoging start die termijn niet opnieuw.

Een los transcript en de inhoudelijke transcriptiejob worden zodra niet meer nodig en uiterlijk achtenveertig uur na beschikbaarheid uit de losse herstelvoorziening verwijderd. Een inhoudelijke foutjob zonder bruikbaar resultaat wordt uiterlijk zeven kalenderdagen na ontvangst verwijderd; een nieuwe herstelpoging start die termijn niet opnieuw. Een noodzakelijke tekst die rechtmatig in een Sessie is opgenomen, volgt daarna de sessietermijn. De audiobestanden zelf worden hierdoor geen onderdeel van een onbeperkt sessiearchief.

Alleen een concreet gemeld probleem kan een schriftelijk begrensde uitzondering voor de noodzakelijke opname rechtvaardigen. De instructie noemt selectie, doel, bevoegdheden en einddatum; de noodzaak wordt minstens iedere zeven kalenderdagen getoetst en de gewone hersteluitzondering eindigt uiterlijk dertig kalenderdagen na de oorspronkelijke ontvangst. Verder behoud vergt een afzonderlijke concrete wettelijke plicht of rechtsgeldige, noodzakelijke bewaarinstructie.

Hysio luistert niet routinematig alle opnamen terug voor algemene kwaliteitscontrole. Deze herstelroute is geen toestemming voor modeltraining, algemene productverbetering of ongerichte analyse. Providerretentie en lokale browserkopieën volgen hun eigen afzonderlijk beschreven regels.

7.3 Sessieretentie en back-ups

Voor inhoud die Hysio namens de Klant verwerkt geldt de volledige bewaarinstructie in Bijlage 1 van de Verwerkersovereenkomst. De belangrijkste grenzen zijn:

De noodzakelijke tekstselectie uit een upload kan onderdeel van de Sessie worden; de oorspronkelijke upload krijgt daardoor niet dezelfde bewaartermijn. Een afgeleverde kopie in het eigen dossier van de Klant valt onder diens eigen beleid en wettelijke rol.

Na een noodzakelijk back-upherstel worden eerder verwijderde gegevens opnieuw zonder onnodige vertraging verwijderd voordat zij voor gewone verwerking beschikbaar worden. Een wettelijke bewaarplicht van Hysio wordt beperkt tot de werkelijk verplichte gegevens, met afscherming en zonder nieuw gebruik. Hysio bevestigt bij verwijdering de reikwijdte, waaronder relevante resterende back-up- of apparaatstappen.

7.4 Tijdelijke zakelijke AI-werkkopieën

Voor geselecteerde tijdelijke werkkopieën ten behoeve van de interne AI-bijstand uit artikel 3.18 hanteert Hysio maximaal dertig dagen na afsluiting van de taak. Een minimaal noodzakelijk eindbesluit of bewijsstuk kan afzonderlijk worden bewaard volgens het eigen doel en de toepasselijke termijn. De oorspronkelijke zakelijke bron, lokale spiegel, sessiegeschiedenis en eventuele providerkopie worden afzonderlijk meegenomen in het verwijderproces. Deze norm maakt geen algemene verlenging van zorginhoud, mailboxen of bronarchieven mogelijk.

8. Browseropslag, cookies en tracking

8.1 Webplatform

Het webplatform gebruikt browseropslag voor toegang, instellingen en, bij daarvoor ingerichte functies, herstel van werk. Opslag is niet beperkt tot cookies: ook localStorage, IndexedDB en vergelijkbare technieken vallen onder de beoordeling van lezen of schrijven op het apparaat.

Een toegangsbewijs kan in lokale browseropslag staan. Daar toegankelijke scripts kunnen bij een beveiligingsfout ook toegang toe krijgen. Hysio moet daarom de gekozen opslag, rechten, levensduur, afscherming en intrekkingsroute passend beveiligen; een geplande migratie naar een andere techniek is geen bewijs dat de huidige route al is vervangen.

8.2 Overzicht browseropslag

Het Cookie Statement noemt de actuele items per website- en platformroute, hun aanbieders, doeleinden, termijnen en toepasselijke toestemming of uitzondering. Alleen strikt noodzakelijke opslag voor een gevraagde dienst en de overige wettelijke uitzonderingen mogen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt. Een AVG-grondslag vervangt niet een afzonderlijk vereiste toestemming voor apparaatopslag.

Bij herstelopslag informeert Hysio vooraf over gevoelige inhoud op het apparaat, de herstelduur en de verwijderstappen. Uitloggen of een serveraccount verwijderen bewijst niet dat alle lokale hosted- of herstelbestanden op elk apparaat zijn gewist. Hysio biedt een bruikbare opruimroute en instructie. Bij gedeelde of onbeheerde apparaten mag herstelopslag alleen worden gebruikt wanneer passende bescherming is geregeld. De eigen ontwerp- en informatieverantwoordelijkheid van Hysio blijft bestaan.

8.3 Website

De website en het ingelogde platform hebben ieder hun eigen opslag- en netwerkgedrag. Externe video, embeds, formulieren, analytics of andere inhoud worden per route beoordeeld. Waar toestemming nodig is, moet die vooraf vrij, specifiek, geïnformeerd en eenvoudig intrekbaar zijn. Niet-noodzakelijke verwerking mag niet al beginnen door alleen de pagina te openen.

Na een geslaagde verzending van het contact-, demo- of ontwikkelaarsformulier kan de website respectievelijk hysio_contact_receipt, hysio_demo_receipt of hysio_developer_receipt plaatsen. Deze functionele cookies tonen de ontvangstbevestiging na het doorsturen naar de bevestigingspagina. Ze verlopen uiterlijk na vijf minuten en worden na het tonen van de bevestiging verwijderd. De website plaatst geen nieuwe hysio_locale-taalcookie; aanwezige oude exemplaren worden opgeruimd.

Voor het meten van de werking van de website gebruikt Hysio een eigen meting. Die meting plaatst geen cookie en leest geen gegevens van je apparaat. Zij stuurt per gebeurtenis alleen de paginataal, de grove schermklasse mobiel of desktop en een technisch signaal over laadtijd of interactie. Op de server worden daarvan uitsluitend dagtellers per categorie bijgehouden, zonder IP-adres, zonder browserkenmerk en zonder enig kenmerk waarmee een bezoeker kan worden herkend. Deze tellers worden na vijfendertig dagen verwijderd. Hysio gebruikt geen advertentienetwerk en geen trackingdienst van derden op de website.

Naast die technische meting houdt Hysio sinds 16 september 2026 bezoekersstatistiek bij met Koko Analytics. Die software draait op de eigen server van Hysio. Er gaan geen gegevens naar een analysedienst, een advertentienetwerk of een andere derde partij.

Ook deze statistiek plaatst geen cookie en leest niets van je apparaat. Om te kunnen zien of twee paginaweergaven van dezelfde bezoeker komen, berekent de server een korte code uit drie gegevens samen: je IP-adres, het kenmerk van je browser en een geheime sleutel die elke nacht wordt vervangen. Alleen die code wordt bewaard; je IP-adres en je browserkenmerk zelf worden niet opgeslagen. Doordat de sleutel elke nacht verandert, is een bezoek van vandaag de volgende dag niet meer aan hetzelfde apparaat te koppelen.

Vastgelegd worden het opgevraagde pad, de verwijzende website wanneer je via een link binnenkomt, en de dagtotalen die daaruit volgen. De bestanden waarmee bezoeken binnen een dag worden onderscheiden staan buiten de openbaar opvraagbare webmap en worden dagelijks opgeruimd. De dagtotalen worden na twaalf maanden verwijderd.

Hysio beschouwt die berekende code als een gegeven dat indirect naar een persoon kan verwijzen en behandelt deze verwerking daarom onder de AVG. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van Hysio om te weten welke pagina's worden gelezen en of de website technisch werkt. Herkomstbepaling uit het IP-adres, meting van browser of apparaattype en meting van campagneparameters zijn uitgeschakeld. Bezoeken van ingelogde beheerders en redacteuren worden niet meegeteld en het overzicht is niet openbaar toegankelijk. Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking via privacy@hysio.nl.

Omdat bij beide metingen niets op je apparaat wordt geplaatst of uitgelezen, vragen zij geen toestemming op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet. Daardoor plaatst of leest de website alleen de hierboven genoemde functionele bevestigingscookies. Die zijn strikt noodzakelijk om de door jou gevraagde bevestiging te tonen, en daarvoor is volgens artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist. Hysio toont om die reden geen toestemmingsbanner. Voegt Hysio later een techniek toe die wel toestemming vraagt, zoals een extern analyse- of advertentiescript of een ingesloten externe video, dan wordt die toestemming vooraf gevraagd en wordt deze verklaring bijgewerkt.

Het Cookie Statement blijft als afzonderlijk document beschikbaar via privacy@hysio.nl en beschrijft dezelfde categorieën uitgebreider.

9. Beveiliging

Hysio neemt technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard, omvang, context en risico’s van de verwerking, overeenkomstig AVG artikel 32. De contractuele baseline staat in Bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst en het Security Policy Pack. Zij omvat onder meer passende transport- en opslagbeveiliging, persoonlijke toegang, rechtenbeperking, geheimhouding, kwetsbaarhedenbeheer, incidentafhandeling, gecontroleerde verwijdering en herstel.

Toegang tot zorginhoud voor ondersteuning wordt tot de noodzakelijke taak en bevoegde personen beperkt. Accountrollen, beroepssegmenten, API-sleutels en sessiegebonden links worden afzonderlijk beveiligd. Een rolnaam, ingetrokken sleutel, gehashd wachtwoord of versleutelde databasekolom beschermt niet automatisch alle gegevensroutes. Bestanden, lokale browsergegevens, titels, logs en back-ups moeten eveneens passend worden beschermd.

Hysio claimt geen NEN 7510- of ISO 27001-certificering. Noodzakelijke maatregelen worden niet uitgesteld uitsluitend omdat een certificering later is gepland. Voor een nieuwe of gewijzigde verwerking moet de benodigde bescherming vóór activering zijn geregeld. Hysio verstrekt passende informatie over de maatregelen en hun werkelijke bereik zonder beveiligingsgeheimen of persoonsgegevens van anderen openbaar te maken.

De Klant zorgt voor passende eigen apparaten, schermvergrendeling, persoonlijke accounts en rechtmatige bevoegdheden. Dat neemt Hysio’s eigen verantwoordelijkheid voor ontwerp, informatie en beveiliging niet weg. Een vermoedelijk incident kan direct naar privacy@hysio.nl worden gemeld.

10. Rechten van betrokkenen

Een Betrokkene heeft, voor zover de AVG dit recht in de concrete situatie geeft, recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit, bezwaar, intrekking van toestemming en een klacht bij een toezichthouder.

10.1 Account- en bedrijfscontactgegevens

Voor gegevens waarvoor Hysio verwerkingsverantwoordelijke is, kan een verzoek naar privacy@hysio.nl. Hysio behandelt dit zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Alleen als de complexiteit of het aantal verzoeken dit noodzakelijk maakt, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Hysio legt de verlenging en reden binnen de eerste maand uit. De termijn begint niet automatisch opnieuw doordat aanvullende informatie wordt gevraagd.

Een verzoek is in beginsel kosteloos. Alleen bij een aantoonbaar kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek kan een redelijke vergoeding of gemotiveerde weigering aan de orde zijn volgens AVG artikel 12 lid 5; Hysio moet dit kunnen onderbouwen. Bij niet-handelen geeft Hysio uiterlijk binnen één maand de reden en informatie over klacht en rechtsbescherming.

Bij redelijke twijfel over de identiteit mag Hysio noodzakelijke aanvullende informatie vragen. Verificatie is proportioneel. Een volledige identiteitskopie is geen standaardvereiste; gebruik een minder ingrijpende methode waar dat kan. Als een afgeschermde kopie echt nodig is, worden niet-noodzakelijke gegevens niet gevraagd en wordt de kopie na verificatie verwijderd. De gegevensbevoegdheid wordt apart gecontroleerd als iemand namens een ander handelt.

10.2 Klantdata van een Zorgvrager of derde

Een Zorgvrager of andere Betrokkene richt een verzoek in beginsel aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Hysio ondersteunt die partij op gedocumenteerde instructie. Hysio verwijdert of verstrekt Klantdata niet zelfstandig wanneer daardoor de bevoegdheid, dossierplicht of rechten van anderen kunnen worden doorkruist.

Het recht op wissing is niet absoluut. De Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt onder meer AVG artikel 17 lid 3, de toepasselijke dossierwet, rechten van derden en een eventueel vernietigings- of blokkeringsrecht. Waar de WGBO geldt, is de twintigjarige dossiertermijn geen zelfstandige grond om een geldig vernietigingsverzoek te weigeren. Weigering is slechts mogelijk wanneer bewaring redelijkerwijs van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt of cliënt, of een specifieke wettelijke bepaling zich tegen vernietiging verzet. Iedere uitzondering uit AVG artikel 17 lid 3 wordt concreet getoetst. Een algemene verwijzing naar de WGBO volstaat niet voor ieder beroepsprofiel.

Komt zo’n verzoek rechtstreeks bij Hysio binnen, dan geleidt Hysio het zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen vijf Werkdagen door aan de betreffende verantwoordelijke, voor zover dat rechtmatig kan. Bij een kortere wettelijke of dringende termijn gebeurt dit eerder. Dit is geen extra termijn bovenop de wettelijke reactietermijn.

De Klant beoordeelt ook afzonderlijke zorgrechten, waaronder waar toepasselijk elektronische inzage, kosteloos elektronisch afschrift en informatie over verstrekkingen. Een contractueel betaald extra archief mag een kosteloos wettelijk recht niet vervangen.

10.3 Klacht

Een Betrokkene kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Een Betrokkene in een ander EER-land kan ook de bevoegde toezichthouder in het woon- of werkland benaderen.

10.4 Wat de afzonderlijke rechten betekenen

Inzage omvat informatie over de verwerking en een kopie van de persoonsgegevens volgens de wettelijke reikwijdte; rechten van anderen worden beschermd zonder een verzoek om die reden steeds volledig te weigeren. Onjuiste persoonsgegevens kunnen worden gecorrigeerd en onvolledige gegevens aangevuld. Een betwiste medische beoordeling wordt niet zonder bevoegdheid vervangen; waar passend wordt het standpunt of de betwisting vastgelegd.

Beperking kan onder de wettelijke voorwaarden gelden, bijvoorbeeld tijdens onderzoek naar juistheid of bezwaar. Dat is iets anders dan definitieve verwijdering. Hysio deelt een toegepaste correctie, wissing of beperking mee aan ontvangers waar AVG artikel 19 dat vereist en geeft op verzoek informatie over die ontvangers.

Dataportabiliteit onder AVG artikel 20 geldt voor de toepasselijke door de betrokkene verstrekte gegevens bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst met die betrokkene. Dat recht is niet hetzelfde als inzage, een volledig zorgdossierafschrift of de contractuele accountarchiefroute. Een rechtstreeks doorgegeven kopie is mogelijk waar technisch haalbaar en rechtmatig, met bescherming van anderen.

Bij verwerking op gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang of openbaar gezag kun je bezwaar maken vanwege jouw specifieke situatie. De verantwoordelijke stopt de betrokken verwerking tenzij die dwingende gerechtvaardigde gronden aantoont die zwaarder wegen, of de gegevens nodig zijn voor rechtsvorderingen. Hysio beoordeelt dit bij eigen verwerking; bij inhoud die Hysio in opdracht verwerkt doet de bevoegde Verwerkingsverantwoordelijke dat, met de bijstand uit artikel 10.2. Deze uitleg geeft Hysio geen zelfstandige publieke taak. Een eventuele wettelijke beperking wordt concreet getoetst. Tegen direct marketing geldt een onvoorwaardelijk bezwaarrecht, inclusief daarmee samenhangende profilering. Een marketingafmelding stopt die verwerking.

10.5 Minderjarigen, vertegenwoordigers en bijzondere dossiercontext

Wie namens iemand anders optreedt moet voor het concrete verzoek bevoegd zijn. Een ouder, werkgever, betaler, erfgenaam of organisatiebeheerder krijgt niet alleen door die hoedanigheid toegang tot alle inhoud.

Voor minderjarigen geldt volgens de algemene UAVG-regels: beneden twaalf jaar oefent de wettelijke vertegenwoordiger de rechten uit AVG hoofdstuk III uit; van twaalf tot zestien jaar kan de jongere die rechten zelf uitoefenen en kan ook de wettelijke vertegenwoordiger dat doen. Vanaf zestien jaar oefent de jongere deze rechten zelfstandig uit. Waar de algemene UAVG-toestemmingsroute geldt, is beneden zestien de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger nodig; de jongere kan vanaf twaalf ook zelf de in die route bedoelde toestemming intrekken. Voor rechtstreeks aangeboden online diensten wordt daarnaast de specifieke regel van AVG artikel 8 beoordeeld.

Deze algemene regels vervangen niet de bijzondere WGBO-regels voor zover die van toepassing zijn. Ook een specifieke jeugd- of sectorwet kan de concrete rechten en informatiepositie bepalen. Bij curatele, bewind of mentorschap hangt vertegenwoordiging af van de aangelegenheid waarvoor iemand onbekwaam of onbevoegd is. Leeftijd, wilsbekwaamheid voor de betreffende beslissing, gezag en taak van een vertegenwoordiger kunnen dus tot verschillende uitkomsten leiden; ouderlijke of zakelijke betrokkenheid geeft geen uniforme toegang tot alle inhoud.

Overlijden van een professional of beëindiging van een praktijk is iets anders dan overlijden van een patiënt. Een wettelijke bewaarbeheerroute volgens UAVG 30a of 30b geldt alleen binnen haar voorwaarden en wijst Hysio niet automatisch als dossierbewaarder aan. De Regeling Datatoegang beschrijft de beoordeling en veilige afwikkeling.

11. AI, professionele controle en transparantie

11.1 Geen zelfstandige professionele beslissing

Een AI-resultaat is een te beoordelen concept. De functie kan broninformatie samenvatten of, waar uitdrukkelijk beschreven, aanvullende overwegingen, werkhypothesen of voorstellen formuleren. Die inhoud kan persoonsgegevens zijn, ook wanneer zij een onjuiste of onzekere afleiding bevat. De professional controleert bronbinding, juistheid, context, bevoegdheid en geschiktheid vóór gebruik voor een persoon of dossier.

Niet alle aanvullingen staan noodzakelijk in hetzelfde zichtbare blok. Een eigen hypothese kan, afhankelijk van de functie, in een analyse of samenvatting terechtkomen. Een tekstlabel als ‘aanvullend’ of ‘administratief’ bepaalt niet of gegevens gevoelig zijn, of de functie medisch kwalificeert of welke AI-verplichtingen gelden.

Bij een geactiveerde koppeling kan een technisch proces een resultaat automatisch afleveren. Aflevering is geen bewijs van professionele goedkeuring. De ontvanger moet de conceptstatus en noodzakelijke controle bewaken; de integratieafspraken beschrijven dat. Hysio’s eigen product- en wettelijke verplichtingen blijven bestaan.

11.2 Geen uitsluitend geautomatiseerd besluit

Hysio is niet bestemd voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over Zorgvragers met rechtsgevolg of een vergelijkbaar aanmerkelijk gevolg. De Klant mag de dienst niet voor zulke beslissingen configureren of gebruiken zonder een afzonderlijk rechtmatig beoordeelde en toegelaten functie. Een mens die alleen een voorstel overneemt zonder betekenisvolle beoordeling is daarvoor niet voldoende.

Voor eigen accounts kunnen betaalstatus, geldige toegangsbewijzen en beschikbare capaciteit automatisch worden verwerkt. Een feitelijk onjuiste registratie of blokkade kan via support worden aangevochten en door een bevoegde persoon worden herbeoordeeld. Als een eigen beslissing onder AVG artikel 22 valt, vereist zij vooraf een toepasselijke uitzondering en de bijbehorende informatie en waarborgen, waaronder waar vereist menselijke tussenkomst, het geven van een standpunt en betwisting. Deze verklaring geeft daarvoor geen algemene toestemming.

11.3 Codering

Een functie die codes of scores verwerkt beschrijft het beoogde codestelsel, de bron, de professionele context en de grenzen. Een vastgelegde bestaande code, een berekening en een nieuw codesuggestieproces zijn verschillende verwerkingen. Een beroepsnaam of de aanwezigheid van een veld bewijst geen klinische validatie, bevoegdheid of recht op gebruik van een codestelsel.

De professional controleert of de aangeboden route voor de concrete taak is toegelaten en wat de code of score voor de betrokkene betekent. Hysio breidt de privacy- of gebruiksgrondslag niet uit door alleen een resultaat als concept aan te merken.

11.4 Interface-label

Hysio maakt het gebruik van AI en de conceptstatus duidelijk op de relevante interactie- en uitvoerroute. Zichtbare uitleg aan een professional, technisch herkenbare markering van gegenereerde inhoud en informatie aan een ontvanger zijn verschillende verplichtingen. Een interface-label alleen bewijst niet dat gekopieerde tekst, een download of een API-antwoord dezelfde informatie bevat.

De AI Act Transparantieverklaring beschrijft de toepasselijke informatie en markering per type functie en uitvoer. Samenvatten en inhoudelijk structureren kunnen verder gaan dan een loutere transcriptie of standaardbewerking. Een eventuele uitzondering of overgangstermijn wordt daarom op de concrete functie beoordeeld. Bij markering en herkomstmetadata gebruikt Hysio geen onnodige patiëntidentifiers en geeft zij zorginhoud niet zonder toegelaten route aan een extra detectiedienst door.

11.5 Geen modeltraining

Hysio gebruikt Klantdata niet voor training, fine-tuning of algemene verbetering van AI-modellen, advertenties of zelfstandige ontwikkeling van nieuwe functies. Die doeleinden vallen buiten de gewone klantinstructie. De ingeschakelde AI-route moet vóór verwerking dezelfde uitsluiting voor de betrokken dienst, contractpartij en accountinstellingen waarborgen.

Een beperkte herstelhandeling bij een concreet gemelde fout is geen algemene toestemming voor kwaliteitsonderzoek. Dat een provider geen modellen traint, bewijst niet dat die provider geen inhoud bewaart of dat alle verwerking in de EER plaatsvindt. Die onderwerpen worden afzonderlijk onderzocht en beschreven.

Werkelijk anonieme statistiek valt buiten de AVG wanneer identificatie ook met redelijkerwijs beschikbare andere gegevens duurzaam is uitgesloten. Het verwijderen van een naam, samenvoegen van enkele dossiers of gebruik van pseudoniemen is daarvoor niet zonder meer genoeg. Het maken van anonieme informatie uit persoonsgegevens is zelf nog een verwerking waarvoor een rechtmatige basis en passende instructie nodig zijn.

12. Datalekken en incidenten

Wanneer Hysio kennis krijgt van een inbreuk op persoonsgegevens die zij onder de Verwerkersovereenkomst verwerkt, meldt zij dit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen vierentwintig uur na eigen kennisname aan de verantwoordelijke. Dit is de gekozen contractuele uiterste termijn, ook buiten Werkdagen. De eerste melding wacht niet op een volledig onderzoek; aanvullende informatie volgt zonder onnodige verdere vertraging.

De verantwoordelijke beoordeelt de eigen meldplicht aan de toezichthouder en betrokkenen. Hysio verleent de benodigde feitelijke en technische bijstand. Waar Hysio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, beoordeelt Hysio de eigen plichten onder AVG artikelen 33 en 34, waaronder waar van toepassing melding aan de toezichthouder binnen 72 uur en informatie aan betrokkenen zonder onredelijke vertraging.

Een onjuist AI-resultaat kan een privacy-, beveiligings-, kwaliteits- of beroepsincident zijn. Niet iedere inhoudelijke fout is automatisch een meldplichtig datalek, maar ook onrechtmatige wijziging of beschikbaarheid van persoonsgegevens moet worden beoordeeld. De toepasselijke regimes worden afzonderlijk en in samenhang onderzocht.

13. Wijzigingen, contact en samenhang

Hysio actualiseert deze verklaring bij relevante wijzigingen in wetgeving, functies, gegevensstromen, ontvangers, bewaartermijnen of beveiliging. Over materiële wijzigingen informeert Hysio betrokken Klanten actief en vermeldt zij de ingangsdatum. Voor een nieuw doel worden vóór verdere verwerking de vereiste informatie en rechtsgrond vastgesteld; een tekstwijziging is geen toestemming voor onverenigbaar hergebruik.

De meest recente gepubliceerde versie staat op https://hysio.nl/privacyverklaring. De geldende rechten volgen uit het toepasselijke recht en de daadwerkelijk geldige afspraken. Een vertaling of Nederlandse voorkeursversie beperkt geen dwingende informatie- of privacyrechten.

Samenhangende v4.0-documenten zijn de Algemene Voorwaarden, Verwerkersovereenkomst met alle bijlagen, AI Act Transparantieverklaring, Disclaimer, Regeling Datatoegang, klant-DPIA-template, Cookie Statement, Cliëntinformatie, Subprocessor Register en de toepasselijke familiemodule. Intern ondersteunen de TIA, Security Policy Pack en Hysio-DPIA de verantwoording. Publieke informatie moet met die onderbouwing overeenkomen.

Vragen kunnen naar privacy@hysio.nl; verzoeken om de relevante contractuele waarborgen naar legal@hysio.nl.

14. Bronnen

Deze verklaring is opgesteld met als peildatum 8 september 2026. Relevante officiële bronnen zijn:

• AVG, Verordening (EU) 2016/679, in het bijzonder artikelen 4–10, 12–22, 24–39 en 44–49;
• Uitvoeringswet AVG, waaronder de toepasselijke bepalingen over vertegenwoordiging, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens en BSN, met de op 1 september 2026 ingegane wijzigingen;
• BW Boek 7, WGBO, voor de concrete hulpverlenings- en keuringscontext;
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg, voor zover de betreffende actor en gegevensroute daaronder vallen;
• Telecommunicatiewet, met name artikel 11.7a voor apparaatopslag;
• EDPB Guidelines 07/2020 over verantwoordelijken en verwerkers en Guidelines 2/2019 over de contractgrondslag;
• AI Act, Verordening (EU) 2024/1689, inclusief de toepasselijke wijzigingen en overgangsregels;
• Data Act, Verordening (EU) 2023/2854, voor toepasselijke overstap- en toegangsrechten.

Aanvullende zorg-, jeugd-, sociale, arbeids- of veterinaire regels worden per context toegepast. Niet ieder genoemd kader is op iedere Klant of functie van toepassing.

Versieoverzicht

De v4.0-tekst bouwt voort op de daadwerkelijk verstuurde mei-set, de juli-set en het interne zorgbrede concept. Materiële wijzigingen betreffen onder meer rollen en grondslagen, actuele functies en gegevenslagen, providervoorwaarden, doelgebonden bewaartermijnen, lokale herstelopslag, privacyrechten en incidentmelding. De volledige historische vergelijking staat in het afzonderlijke changelog.